Praxis-Tipps: Datenschutz am Telefon und am Empfang

Empfehlungen zur Diskretion am Telefon:

Schließen Sie möglichst die Tür zum Warte- und zu den Behandlungszimmern, wenn Sie am Empfang telefonieren.

Sprechen Sie Anrufende nicht mit ihren Namen an, wenn andere Patienten oder sonstige Personen zuhören können. Das mag weniger höflich sein, ist aber sicherer.

Notieren Sie Namen, Telefonnummern und Anliegen von Anrufern, ohne sie für andere hörbar zu wiederholen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Notizen nicht von Dritten gelesen werden können; am besten tragen Sie sie direkt in Ihre Patientendatei am PC ein.

Lassen Sie in Telefonate am Empfang keine Informationen einfließen, die eine Identifizierung der Patienten für Zuhörende möglich machen. Gerade in kleineren Orten oder Stadtvierteln kann schon der Hinweis auf eine bestimmte Krebserkrankung oder einen Unfall für eine unfreiwillige Identifizierung der Betreffenden sorgen.

Führen Sie als Anrufende Telefonate, in denen Patientendaten genannt werden müssen (z. B. zur Anmeldung beim Facharzt oder in einer Klinik), nur außerhalb der Sprechstunden oder von einem zuhörerfreien Raum aus.

Geben Sie anrufenden Patienten keine telefonischen Auskünfte, wenn Sie die erforderliche Diskretion nicht garantieren können. Bieten Sie stattdessen einen Rückruf an: „Hier am Empfang ist gerade ziemlich viel los. Darf ich Sie zurückrufen, damit wir das ungestört besprechen können?“

Schützen Sie sensible Unterlagen vor den Blicken Unbefugter:

Lassen Sie Post, Karteikarten und andere patientenbezogene Unterlagen niemals auf dem Empfangstresen oder an anderen Orten liegen, wo sie von Unbefugten eingesehen werden können.

Stellen Sie PC-Bildschirm immer so, dass sie von Wartenden nicht eingesehen werden können. Aktivieren Sie den Bildschirmschoner, wenn Sie den PC-Arbeitsplatz verlassen.

Sorgen Sie dafür, dass Patienten Anamnesebögen und andere vertrauliche Unterlagen an einem Ort ausfüllen können, an dem sie vor neugierigen Blicken geschützt sind.

Versenden Sie sensible Daten nicht per Fax!

Räumen Sie abends alle patientenbezogenen Unterlagen auf. Zwar muss auch das Reinigungspersonal eine Schweigepflichtvereinbarung unterschreiben, dennoch gilt: Je weniger offen herumliegt und zu sehen ist, desto besser.

Schließen Sie alle Aktenschränke mit Patientendaten zuverlässig ab, bevor Sie abends die Praxis verlassen.