Schweigepflicht am Empfang – Kür oder Pflicht?

Überlegen Sie vor einem Telefonat, was genau zu besprechen ist? Besser wäre es, denn Informationen zum Zahnstatus oder zu anstehenden Therapien sind nicht für fremde Ohren bestimmt. Lesen Sie, wie es nicht laufen sollte und worauf Sie beim nächsten Gespräch dringend achten müssen.

Neulich am Empfang: „Ja, bei Frau Meyer wird an der Prothese im Oberkiefer noch ein Zahn erweitert, wir mussten den Frontzahn ziehen … genau … Frau Meyer, Geburtsdatum 23.07.1971 … die Adresse ist: Küsterweg 23 … einen Bonus hat sie nicht, aber es ist ein Härtefall … Danke für die Genehmigung, dann rufe ich Frau Meyer gleich an, auf Wiederhören!“ Dummerweise steht Frau Meyers Nachbarin während des ganzen Gesprächs am Empfang und weiß jetzt, dass Frau Meyer bereits einen Zahnersatz trägt. Diese Neuigkeit muss sie gleich bei ihrem Friseurtermin am Nachmittag loswerden.

Unrealistisch? Ganz und gar nicht! So etwas passiert täglich in unzähligen Praxen: Die im Wartzimmer sitzenden Patienten verfolgen Telefonate, in denen Diagnosen, Therapien, Namen, Adressen und Geburtsdaten laut vernehmlich preisgegeben werden. Auch bei der Neuaufnahme werden die Daten der Patienten oft so laut aufgenommen, dass alle Wartenden danach bestens über Versicherungsstatus, Anamnese und Telefonnummer informiert sind.

Bruch der Schweigepflicht: Keine Bagatelle!

Im Alltag geht das schnell: Man ist auf seine Aufgaben fokussiert und vergisst das mithörende Umfeld. Gerade in der Coronapandemie werden sensible Daten erfragt, die zwar wichtig sind, aber nicht für alle Ohren bestimmt. Sensibilisieren Sie das Team für diese Problematik, achten auch Sie selbst darauf und stoppen Sie den unbesorgten Umgang mit Daten. Unbedarfter Datenaustausch darf nicht passieren, auch nicht bei Routineaufgaben oder unter Stress. Am besten sind Wartezimmer und Empfang so getrennt, dass niemand mithören kann. Ist dies räumlich nicht möglich, muss die Kollegin oder der Kollege am Empfang sensibel mit persönlichen Daten umgehen.

Machen Sie die Schweigepflicht zum Thema

Die Schweigepflicht ist ein gutes Thema für Ihre nächste Teamsitzung. Beantworten Sie gemeinsam folgende Fragen:

Welche Daten werden bei Patienten am Empfang erfasst? Können Fremde zuhören? Wenn ja, wie lässt sich dies verhindern?
Welche Daten bezüglich Corona werden abgefragt? Wie kann diese Abfrage gestaltet werden, sodass Zuhörer keinen Rückschluss auf die Person ziehen können? Wollen wir Passwörter nutzen?
Können Telefonate im Büro geführt werden, wenn es um die Weitergabe von sensiblen Daten geht?
Können wir bei Telefonaten Patientennummern zur Verschlüsselung nutzen? Das bedeutet: Der Patient bekommt seine Nummer mitgeteilt. Mit dieser Nummer wird am Telefon mit einer zusätzlichen Sicherheitsabfrage kommuniziert. Die Zahntechnik erhält die Patientennummer mit dem Verweis, ob der Patient männlich oder weiblich ist.