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Weiterbildungsbedarf im Team ermitteln

PVS, Abrechnung, die neue Dienstplan-Software oder das Content-Management-System zur Pflege der Praxiswebsite? Sicher ist: In jedem Kollegium gibt es Auffrischungs- und Fortbildungsbedarf, auch wenn er nicht immer offensichtlich ist. So ermitteln Sie Bedarfe und motivieren Ihre Kolleginnen und Kollegen.


Top im Job durch lebenslanges Lernen

Alle Teammitglieder können und sollten regelmäßig Weiterbildungsmöglichkeiten angeboten bekommen. Das ist eine Selbstverständlichkeit und wird auch in den meisten Praxen so gehandhabt. Viele Weiterbildungen sind ohnehin Pflicht wie in der Hygiene, wo das Wissen regelmäßig aufgefrischt werden muss. Doch wie sieht es bei den Anwendungen aus, die tagein tagaus vom Team genutzt werden? Beispielsweise beim Patientenverwaltungssystem (PVS) oder anderen Software-Programmen, mit denen Aufgaben im Praxisalltag erledigt werden? Praxismanagerinnen und andere Personalverantwortliche sollten nicht warten, bis Wissenslücken so offensichtlich sind, dass Gefahr im Verzug ist.

Im Idealfall sind Weiterbildungswünsche regelmäßiger Teil von Meetings und können offen geäußert werden. Mitunter werden Bedarfe auch bei Feedback- oder Jahresgesprächen mit Mitarbeitenden erkannt. Ebenso können Wünsche an ein Wandboard im Aufenthaltsraum geschrieben werden, damit sie nicht vergessen werden. Aktiv zuhören hilft – nicht jede Person äußert klar und verständlich, was sie möchte oder auch, was sie auf keinen Fall möchte. Alternativ kann die Praxismanagerin aber auch mithilfe einer (elektronischen) Umfrage bei den einzelnen Teammitgliedern ermitteln, wo sie selbst Nachholbedarf sehen. Das kann anonym geschehen oder namentlich. Schnell zeigt sich, wo Lücken sind und wer Schulungsbedarf bei welchem Tool hat. Am besten ist, wenn sich alle gleichermaßen gut bei allen gängigen Tools auskennen, denn wenn nur Carola weiß, wie das neue Online-Termintool funktioniert und plötzlich krank wird, bricht Chaos aus. Deshalb sind rotierende Aufgaben im Team so essenziell und können Totalausfällen vorbeugen. Das setzt voraus, dass sich alle damit auskennen und geschult worden sind. Carola kann zwar weiterhin die Digitalspezialistin beim Online-Termintool sein, aber alle anderen können sie notfalls vertreten.
 

Die Bedarfsanalyse

Weiterbildungen kosten Geld und binden zeitliche Ressourcen. In vielen Unternehmen werden deshalb Bedarfsanalysen durchgeführt, bevor eine Weiterbildung genehmigt wird. Dazu wird ein Stärken- und Schwächenprofil erstellt. Es empfiehlt sich, hier stets die Sicht der Führungskraft und die der Mitarbeitenden einzubeziehen, also Selbst- und Fremdeinschätzung zu kombinieren. Auch ein Blick auf das Stellenprofil und die persönliche Eignung ist angeraten.
 

Leitfragen für die Bedarfsermittlung können sein:

  • Können alle Teammitglieder alle erforderlichen Tätigkeiten gut und sicher erfüllen?
  • Stehen neue Herausforderungen an, auf die das Team vorbereitet werden muss? (z.B. neue Technik, IT)
  • Sollen bestimmte Teammitglieder perspektivisch mehr Verantwortung übernehmen?
  • Gibt es Kommunikationsdefizite, sollen Soft Skills trainiert werden?
     

Wenn Mitarbeitende sich weiterbilden möchten

Regelmäßig kommen Teammitglieder mit einem konkreten Schulungswunsch auf Praxisleitung oder Praxismanagerin zu. Um zu überzeugen, ist der passende Zeitpunkt wesentlich. Zudem sollte bei der Formulierung des eigenen Weiterbildungswunschs kurz und prägnant kommuniziert werden:

  • Warum habe ich diesen Weiterbildungswunsch?
  • Welche konkreten Probleme kann die Qualifizierung lösen?
  • Welche Kenntnisse erwerbe ich?
  • Warum ist diese Weiterbildung wichtig für mich?
  • Wie kann ich das Gelernte in der Praxis anwenden?


Wie mit Weiterbildungsmuffeln umgehen?

Obwohl die meisten Menschen gern Neues lernen, sind andere zufrieden, wie es gerade läuft. Sie würden von sich aus nie nach einer Weiterbildung fragen. Es kann gute Gründe dafür geben: Familiäre und/oder Care-Verpflichtungen, Ehrenamt oder Multijobber, schlechte Lernerfahrungen, Angst, chronische Erkrankungen, Belastungsgrenzen usw. Gute Führungskräfte wissen um solche Besonderheiten, behandeln sie vertraulich und bauen keinen Druck auf. Neue Erkenntnisse können auch innerhalb des Teams weitergegeben werden. So sollte in Meetings regelmäßig Gelegenheit sein, über absolvierte Weiterbildungen und Schulungen zu berichten. Oder: Zu Beginn jeder Besprechung wird ein Blitzlicht abgefragt. Alle Anwesenden sagen einen Satz zu einem vorgegebenen Thema. Zum Beispiel: „Ich habe letzte Woche gelernt, ….“

Wiedereinstieg/Quereinstieg

in das Tätigkeitsfeld der Medizinischen Fachangestellten

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