Digitale Personalakte 2027: Das sind die aktuellen Anforderungen

Das heißt konkret: Es gibt zwar keine Pflicht, alle Inhalte einer Personalakte in digitaler Form zu speichern. Die Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen jedoch ab diesem Zeitpunkt zwingend elektronisch geführt werden. 

Insbesondere für Arzt- und Zahnarztpraxen hat diese gesetzliche Änderung erhebliche Auswirkungen. Denn hier arbeiten MFAs, ZFAs, Reinigungskräfte und oft auch Minijobber, Teilzeitkräfte oder angestellte Ärzte.

Folgende Unterlagen muss Ihre Praxis ab 01.01.2027 digital vorhalten

Im Falle einer Betriebsprüfung verlangt die Deutsche Rentenversicherung gezielt Dokumente in digitaler Form. Welche das genau sind, ist in § 8 Abs. 2 BVV aufgeführt. Hier für Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten dieser digital geforderten Unterlagen:

• Dokumentation der Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz. Die Arbeitszeitnachweise sind besonders relevant für Ihre Minijobber (z. B. Reinigungskräfte, Aushilfen) und MFAs bzw. ZFAs auf Stundenbasis. Stundenzettel werden nicht mehr akzeptiert.  
• Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht. Das betrifft vor allem Minijobber in Ihrer Praxis, die sich befreien haben lassen. Auch die Erklärungen geringfügig Beschäftigter über weitere Arbeitsverhältnisse und ihr Einverständnis zur Anzeige jeder künftigen weiteren Beschäftigung sind digital vorzuhalten. Das Gleiche gilt für die Erklärung kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr.
• Nachweise über die Befreiung von der gesetzlichen Rentenversicherung zugunsten des Ärzteversorgungswerks für angestellte Ärzte.
• Nachweise zur Elterneigenschaft. Das sind vor allem die Geburtsurkunden der Kinder der Angestellten in der Praxis. Mit diesen wird die Höhe der Pflegeversicherungsbeiträge korrekt bestimmt.
• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen des gesamten Personals der Praxis.
• Bescheide der Krankenkassen zur Feststellung der Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit.
• Immatrikulationsbescheinigungen studentischer Aushilfen in der Praxis.
• Aufenthaltsstatus und Unterlagen zur Staatsangehörigkeit bei ausländischen Arbeitnehmern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Tipp: Der eigentliche Arbeitsvertrag unterliegt dem Nachweisgesetz und darf weiterhin auf Papier existieren. Es empfiehlt sich jedoch, ihn direkt mit digital abzuspeichern. Das gilt im Übrigen für alle Inhalte der Personalakte. Es macht wenig Sinn, die Entgeltunterlagen digital und den Rest der Personalakte noch in Papierform zu führen. Die Zukunft ist die vollständig digitalisierte Personalakte.

Das sind die technischen und rechtlichen Anforderungen an Ihre Praxis-IT

Die digitalen Entgeltunterlagen Ihrer Praxis müssen

• zentral auffindbar sein
• eindeutig einer Person und einem Sachverhalt zugeordnet werden können
• sofort abrufbar und lesbar sein
• maschinell auswertbar sein
• für die elektronische Betriebsprüfung vorbereitet sein

Die digitale Ablage muss folgende Kriterien erfüllen: 

1. Formate: Erlaubt sind gängige Bild- und Dokumentenformate, am besten PDF (idealerweise PDF/A für Langzeitarchivierung) sowie TIFF, JPEG, PNG und BMP. Achtung: Jedes Dokument sollte als separate Datei vorliegen. Sammel-Scans sollten vermieden werden. Die Auflösung sollte mindestens 300 dpi betragen.
2. Revisionssicherheit: Dokumente dürfen nicht nachträglich unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Jede Änderung muss automatisch protokolliert werden (Audit-Trail).
3. euBP-Fähigkeit: Die Software, die Ihre Praxis zur Digitalisierung nutzt, muss zertifiziert und in der Lage sein, die Daten strukturiert für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Rentenversicherung zu exportieren.
4. DSGVO-Konformität: Personaldaten, insbesondere Gesundheitsdaten wie z. B. Krankmeldungen) unterliegen einem sehr strengen Datenschutz. Nur die Praxisinhaber und die Abrechnungskraft dürfen Einblick in diese Daten haben, andere Teammitglieder nicht. 

Was ist jetzt zu tun?

Falls es in Ihrer Praxis bzgl. der digitalen Speicherung der Entgeltunterlagen noch Handlungsbedarf gibt, sollten Sie zügig handeln und Ihre Steuerberatung bzw. Ihr externes Lohnbüro einbeziehen. Häufig können Dokumente dort direkt rechtssicher im System hochgeladen werden.

Falls Sie die Lohnunterlagen in Ihrer Praxis verwalten, prüfen Sie, ob Ihre HR-/Praxissoftware den Standard für die euBP 2027 und das Gesetz erfüllt.

Stellen Sie außerdem sicher, dass ab sofort und in Zukunft alle neuen Nachweise (Geburtsurkunden, Krankenkassenbescheinigungen etc.) direkt digital angefordert und archiviert werden. 

AR