Hilfe, die KZV ruft an! Schwierige Anfragen in 12 Schritten bewältigen

Die Quartalsabrechnung ist erledigt, Ihr Softwareprogramm hat im DTA alle kritischen Abrechnungen geprüft und dann das: Die KZV hat Rückfragen oder besteht auf Änderungen. Ein guter Grund, um in Panik zu geraten. Doch das muss nicht sein. Bereiten Sie sich und Ihr Team vor und bleiben Sie bei Anrufen der KZV cool. Wir zeigen Ihnen, wie das klappt.

MFA telefoniert am Arbeitsplatz — © Shutterstock/Dusan Petkovic

Wichtig ist, dass Sie nicht durcheinanderkommen, sondern die Anfrage der KZV in kleinen Schritten bearbeiten.

Schritt 1: Daten des Anrufers aufnehmen:

Grund des Anrufs,
Name des Anrufers,
Erreichbarkeit für Rückfragen (Durchwahl, Dienstzeiten),
Termin, bis zu dem die KZV um Rückmeldung bittet.

Schritt 2: Durchatmen!

Schritt 3: Behandler über das Anliegen der KZV und die Frist zur Rückmeldung informieren

Schritt 4: Karteikarte heraussuchen, Daten prüfen

Schritt 5: Nachlesen (Richtlinie, BEMA) und/oder sich mit einer Fachkollegin austauschen

Schritt 6: Daten aufbereiten, Sachverhalt prüfen (Die KZV hat recht/nicht recht, weil …)

Schritt 7: Daten dem Behandler zur Prüfung vorlegen

Schritt 8: Mit dem Behandler austauschen, ggf. Ergänzungen vornehmen

Schritt 9: Durchatmen!

Schritt 10: KZV anrufen und Sachverhalt klären

Schritt 11: Ggf. Korrektur in der Software/Karteikarte dokumentieren

Schritt 12: Kaffeepause!

Korrekturen können zu Ihrem Nutzen sein!

Korrekturen sind nicht immer unangenehm. Mitunter erhält Ihre Praxis auch BEMA-Leistungen zusätzlich zugesprochen. Daher gilt: Alles in Ruhe prüfen und das Team darauf einschwören, dass Rücksprachen mit der KZV genau dokumentiert und besprochen werden müssen.

Steuerberater und Patienten informieren

Umsatzänderungen gehören in die Statistik und zu Ihrem Steuerberater. Hier darf es zu keinen Diskrepanzen kommen. Werden Änderungen an der Monatsabrechnung vorgenommen, kann das auch zu Änderungen bei den Eigenanteilen von Patienten kommen. Diese Änderungen müssen Sie den betreffenden Patienten mitteilen – auch wenn etwas erstattet wird.