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Konzept mit Zukunft: MFAs und ZFAs arbeiten im Homeoffice

Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, wo immer es möglich ist – dazu waren Anfang 2021 alle Arbeitgeber in Deutschland dringend aufgefordert. Aber was bedeutet das für Arzt- und Zahnarztpraxen, für MFAs und ZFAs? Lassen sich ihre vielfältigen Aufgaben ohne Weiteres an den heimischen Schreibtisch verlagern? Das PKV Institut hat dazu eine Blitzumfrage durchgeführt, hat sich bei MFAs wie ZFAs umgehört und dabei herausgefunden: Sehr viele finden das Arbeiten von extern gut und sinnvoll – auch unabhängig vom pandemiebedingten Gesundheitsschutz.

Anmeldung und Terminvergabe, Assistieren, eine menschlich zugewandte Patientenbetreuung: Viele verorten die Aufgaben von MFAs und ZFAs weitestgehend in den Praxisräumen und vergessen dabei „unsichtbare“ Aufgaben wie etwa Verwaltung, Abrechnung oder Personalplanung. Selbst der Praxisleitung ist oftmals nicht bewusst, was das Team hinter den Kulissen alles leistet. Dementsprechend stehen manche Praxisleitungen dem Thema Homeoffice skeptisch bis kritisch gegenüber. Immerhin 53 % der Befragten in unserer Blitzumfrage berichten von einer in Sachen Homeoffice aufgeschlossenen Praxisleitung. 46 % gaben an, bereits selbst im Homeoffice gearbeitet zu haben. Allerdings: Von denjenigen, die tatsächlich schon einmal im Homeoffice gearbeitet haben, ist die überwältigende Mehrheit (93 %) positiv zum Arbeiten von zuhause eingestellt.
 

Weniger Stress in der Praxis dank Homeoffice

„Wenn wir von zu Hause aus das Patiententelefon übernehmen, entlastet das die Kolleginnen in der Praxis. Sie können sich am Empfang ohne Unterbrechungen durch Anrufer den Patienten widmen", sagt Daniela Burow, Praxismanagerin einer Kinder- und Jugendarztpraxis mit 15 Mitarbeiterinnen im Schwarzwald. Schon vor der Pandemie hatte sie einen großen Teil ihrer Aufgaben, etwa die Abrechnung, das Erstellen von Teaminfos zu KV-Neuerungen und die Korrespondenz mit der Steuerkanzlei, von zu Hause erledigt: „Das konzentrierte Arbeiten ohne ständige Unterbrechungen spart Zeit. Man ist schneller, macht weniger Fehler und hat mehr Freude an der Aufgabe.“ Seit der Corona-Pandemie sind mehrere Kolleginnen im Homeoffice tätig.
 

Verwaltungsaufgaben lassen sich effizienter erledigen

„Viele Praxisleitungen haben selbst noch das Klischee der reinen Assistenz und Zahnarzthelferin im Kopf und befassen sich durch die Krise erstmals mit der Frage, wie viel Verwaltungstätigkeit der Beruf der ZFA heute beinhaltet“, weiß Melanie Häußler, die als freiberufliche Praxismanagerin für mehrere Zahnarztpraxen in Bayern und Baden-Württemberg die Abrechnung sowie Prozessoptimierungen und Qualitätsmanagement übernimmt: „Dokumentation ist wichtig“, sagt sie, und empfiehlt gerade Neulingen im Homeoffice auch regelmäßige kurze Anrufe in der Praxis: „ZFAs sind Teamplayerinnen. Viele fühlen sich im Homeoffice erstmal abgehängt.“ An Praxisleitungen, die Homeoffice einführen wollen, appelliert sie, die Teammitglieder in Entscheidungsprozesse einzubinden und transparent zu kommunizieren, wer von extern arbeiten darf und warum. Viele Aufgaben lassen sich aus ihrer Sicht im Homeoffice sogar besser erledigen:

  • Abrechnung
  • Patiententelefon
  • Terminkalenderpflege
  • Recall-Management
  • Erstellen von Arbeitsanweisungen
  • Qualitätsmanagement 


Schaffen Sie klare Verhältnisse

Den Tag im Homeoffice unbedingt wie jeden anderen Arbeitstag zu starten, empfiehlt Julia Otto, die in einer Praxis in Drensteinfurt unter anderem für Praxismanagement und Abrechnung zuständig ist: „Wer den Arbeitsplatz grundsätzlich ordentlich verlässt, muss nicht erst aufräumen. To-do-Listen für den Tag und erreichbare (!) Ziele motivieren und helfen, den Tag zu strukturieren. Bauen Sie regelmäßige Pausen ein, rufen Sie auch mal eine Kollegin in der Praxis an, um die Verbindung zu halten. Ansonsten gilt: Handy weglegen!“ Schon vor der Pandemie arbeitete sie teilweise im Homeoffice, um in Ruhe die Quartalsabrechnung vorbereiten zu können. Das konzentrierte Arbeiten ohne Störungen ermöglichte ihr eine schnellere Erledigung der Arbeiten, für die in der Praxis auch außerhalb der Sprechzeiten oft nicht die notwendige Ruhe herrscht. Die bewusste Gestaltung des Arbeitsplatzes, wenn möglich auch eine räumliche Trennung hilft ihrer Erfahrung nach, Arbeit und Freizeit auch innerlich zu sortieren. Zu Aufgaben, die unabhängig von den Praxisöffnungszeiten erledigt werden können, etwa Abrechnung, empfiehlt sie zudem transparente Kommunikation und feste Zeiten der Erreichbarkeit, um Irritationen und Ärger von vornherein zu vermeiden.
 

Technik und Datenschutz

Technisch war das Homeoffice für alle drei keine große Herausforderung: Je nach Digitalisierungsgrad in der Praxis lassen sich per Notebook mit VPN-Verbindung zum Praxissystem viele Tätigkeiten komplett von zuhause erledigen. Der Datenschutz im Homeoffice ist ebenso zu gewährleisten wie in der Praxis.
 

Verbesserte Work-Life-Balance

Homeoffice-Lösungen scheinen nicht nur ein wichtiger Beitrag zur Pandemiebewältigung zu sein, sondern auch zur Work-Life-Balance von MFAs und ZFAs. Das hochkonzentrierte und produktive Arbeiten an einem oder mehreren Tagen pro Woche macht Spaß und spart Zeit, die dann für andere Praxisbereiche wie etwa Qualitätsmanagement eingesetzt werden kann. Daniela Burow ist sich sicher, dass weitere Arzt- und Zahnarztpraxen Homeoffice ermöglichen werden, mit oder ohne Corona. Sie vergleicht das Thema mit der Videosprechstunde: „Viele merken jetzt, dass es doch ganz gut funktioniert.“ Und Digitalisierung bedeute nicht, dass man nicht mehr persönlich für die Patienten da ist, im Gegenteil: „Wie es unseren Patienten geht, das spüren wir und können darauf eingehen – auch am Telefon."

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