Zahlungseingang sichern: Erläutern Sie Rechnungen im Anschreiben

Behandlungen aus mehreren Fachgebieten oder mit unterschiedlichen Kostenplanungen lösen oft mehrere Rechnungen aus. Fasst Ihr Softwareprogramm diese Berechnungen nicht in einer Rechnung zusammen, bekommt der Patient also für jede Behandlung eine separate Rechnung. Manche Patienten sind dann ver-unsichert und bezahlen einzelne Rechnungen gar nicht oder nur teilweise. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das verhindern können.

Sammelrechnungen – nutzen Sie die Möglichkeiten Ihrer Software

Vielleicht scheuen Sie den Aufwand, verschiedene Berechnungen auf einer Rechnung zusammenzufassen, denn zunächst bedeutet es tatsächlich etwas mehr Arbeit. Auf lange Sicht wird sich Ihr Verwaltungsaufwand aber verringern:

Keine verärgerten Anrufe von Patienten.
Es entfallen Mahnungen und Nachfragen.
Es wird der richtige Betrag überwiesen.

Ihre Software bietet Ihnen vielleicht schon die Möglichkeit, Honorare aus verschiedenen Fachgebieten oder mit unterschiedlichen Kostenplanungen auf einer Rechnung zusammenfassen. Möglicherweise wird diese Funktion auch in einem Update angeboten. Prüfen Sie deshalb, ob alle Updates installiert sind und Ihre Software auf dem aktuellen Stand ist.

Mehrere Rechnungen? So formulieren Sie das Anschreiben

Versenden Sie mehrere Rechnungen nicht kommentarlos im selben Brief. Das sorgt nur für Verwirrung. Legen Sie immer ein Anschreiben bei, in dem Sie die einzelnen Rechnungen erläutern. Ein solches Anschreiben kann folgendermaßen aussehen:

Sehr geehrte Frau Musterfrau,

Sie erhalten heute die Abrechnung unserer erbrachten Leistungen in mehreren Rechnungen. Aus technischen Gründen ist eine Zusammenfassung in einer Summe nicht möglich. Unsere Leistungen sind in folgenden Rechnungen aufgeführt:

1. Rechnungsnummer: 080/2020	Summe: 425,93 €	Grund: Vorbehandlung für Zahnersatz
2. Rechnungsnummer: 081/2020	Summe: 278,30 €	Grund: Gesichtsbogen und Funktionsanalyse
3. Rechnungsnummer: 082/2020	Summe: 8.256,35 €	Grund: andersartiger Zahnersatz – D-Abrechnung

Bitte überweisen Sie die Gesamtsumme von 8.960,58 € auf folgendes Konto: …

Ein Anteil der GKV ist

X in Höhe von … € abgezogen (Rechnung 1: 080/2020 abzüglich Anteil Aufbaufüllung).

X enthalten, bitte lassen Sie sich den Anteil in Höhe von … € von Ihrer GKV überweisen.

O nicht enthalten, weil die GKV diese Behandlung nicht bezuschusst.

Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen uns unter …, Frau … hilft Ihnen gern weiter.

Anschreiben automatisiert erstellen

Erfassen Sie in Ihrem Textprogramm Name, Anschrift und Praxisdaten als Briefkopf und lassen Sie die Kontodaten ergänzen. Wenn Sie dann aus dem Patientenstamm die Briefform öffnen, integriert das Programm automatisch die vorgegebenen Daten.