Zufrieden mit der Urlaubsplanung?

Läuft die Praxisorganisation während der Urlaubszeit aus dem Ruder, dann sind die Daheimgebliebenen sowie Patientinnen und Patienten die Leidtragenden. Bauen Sie jetzt vor, damit es während der nächsten Urlaubsphase besser läuft.
 

Weit im Voraus planen und mit Verzögerungen rechnen

So kann Ihre Urlaubsplanung für die anstehende Herbst- und Winterzeit gelingen: 

1. Planen Sie alle Urlaube rechtzeitig intern. Ausgehend von der Jahresplanung legen Sie die weiteren Schritte fest.
2. Dünnen Sie Patiententermine sowie therapeutische Maßnahmen rechtzeitig aus, wenn eine längere Urlaubsphase oder Schließzeit ansteht. Planen Sie auch Verzögerungen ein. Aufwendiger Zahnersatz sollte nicht als letzte Handlung vor dem Urlaub geplant werden. Ebenso wenig sollten Patientinnen und Patienten mit provisorischen Versorgungen versehen werden. Terminieren Sie planbare chirurgische Maßnahmen weit vor oder nach der Urlaubszeit.
3. Sprechen Sie sich mit Fachpraxen im Umkreis ab. Achten Sie auf deren Erreichbarkeit. Bedenken Sie auch: Lange Anfahrtswege, eingeschränkte Barrierefreiheit und eine kritische Parkplatzsituation schrecken Patientinnen und Patienten ab. Es ist gut, wenn Sie Alternativen anbieten können.  
4. Informieren Sie Ihre Patientinnen und Patienten rechtzeitig über einen Aushang auf bevorstehende Urlaubs- und Schließzeiten.
5. Steht die Urlaubsvertretung fest, stellen Sie für Ihre Patientinnen und Patienten Kontaktdaten und Erreichbarkeit/Sprechzeiten zusammen.
6. Wird die Vertretung weiterbehandeln, dann gehen Sie auf Nummer sicher und informieren Sie die Praxis via Arztbrief/KIM über die durchzuführenden Leistungen. So kann die Behandlung stattfinden, selbst wenn die Patientin bzw. der Patient die Überweisung vergisst. Ihre Patientinnen und Patienten müssen dann nur wissen, an wen sie sich wenden sollen.

Wichtig: Springen Sie als Vertretung für eine andere Praxis ein, dann sorgen Sie für ausreichende Lücken im Terminplan für Vertretungspatientinnen und -patienten. Zudem sollten Sie Vertretungsleistungen gut dokumentieren. Es kann zu ungeplanten zusätzlichen Maßnahmen kommen, mit denen Sie u. U. in der Wirtschaftlichkeitsprüfung auffallen.

JaBr/ES