Fördern Sie die Stärken Ihrer Auszubildenden mit Feedbackgesprächen

Der Beruf der Medizinischen Fachangestellten gehört zu den beliebtesten Ausbildungsberufen unter jungen Menschen. Fast 16.000 von ihnen, überwiegend Frauen, schlossen 2020 einen Ausbildungsvertrag ab. Doch ca. ein Viertel brach die Ausbildung vorzeitig ab – oft, weil die Erwartungen des Betriebs und der Auszubildenden nicht zusammenpassen. Feedbackgespräche können helfen, Stärken und Schwächen zu identifizieren und gemeinsam nach konstruktiven Lösungen zu suchen. Regelmäßig geführt, können sie so dazu beitragen, dass es gar nicht zu einem Abbruch kommt.

Feedbackgespräch mit Chefin — ©Adobe Stock/contrastwerkstatt

Feedbackgespräche regelmäßig führen

Feedbackgespräche sind, wenn sie gut geplant und richtig verstanden werden, grundsätzlich ein gutes Mittel, um sich gegenseitig Rückmeldung darüber zu geben, was gut läuft und wo es Handlungsbedarf gibt. Solche Gespräche sollten vertrauensvoll und konstruktiv ablaufen. Auch sollten Konflikte nicht im Vordergrund stehen. Vielmehr geht es darum, sich frei und offen zurückzumelden, wie man das Verhalten des Gegenübers wahrnimmt, was man daran gut findet und wie man es für die Erreichung von Zielen weiterentwickeln kann.

Feedbackgespräche können ein hilfreiches Instrument sein, um gerade Auszubildende in ihrer Entwicklung zu unterstützen. Sie vermitteln ihnen, dass sie wichtig sind – besonders wenn sie regelmäßig stattfinden. Das Gespräch sollte die Person anregen und leiten, die die Auszubildenden in der Praxis anleitet – also deren Mentorin bzw. Patin oder auch die Praxismanagerin, gegebenenfalls zusammen mit der Praxisinhaberin bzw. dem Praxisinhaber. Feedbackgespräche können aber auch in einer größeren Runde stattfinden, z. B. mit allen Auszubildenden gemeinsam. So kann jeder jedem ein Feedback geben und vielfältige Perspektiven auf eigene Stärken und Verhaltensweisen erhalten.

Wichtig bei allen Formen des Feedbackgesprächs ist jedoch, dass man einige Regeln beachtet. Sie sollten allen Teilnehmenden bekannt sein.

10 Regeln für ein gelungenes Feedbackgespräch

Bereiten Sie das Feedbackgespräch gut vor. Sammeln Sie dazu Beispiele, an denen Sie Stärken und Verbesserungsbedarf festmachen können. Definieren Sie auch das Ziel Ihres Feedbacks, zum Beispiel Erhöhen der Motivation.
Legen Sie eine Agenda fest. Bauen Sie das Gespräch sinnvoll auf, z. B. in 3 Teilen: Wahrnehmung, Wirkung, Wunsch. Machen Sie sich auch Gedanken über einen positiven und verbindlichen Einstieg und Ende des Gesprächs.
Führen Sie das Gespräch persönlich, nicht per Video-Call.
Nehmen Sie sich genügend Zeit.
Vermitteln Sie Wertschätzung. Und zwar auf unterschiedlichen Ebenen: durch Blickkontakt, durch eine ruhige Atmosphäre und lockere Gesprächsführung sowie eine bewusste Wortwahl.
Bleiben Sie ruhig, auch wenn es zur Sache geht. Gerade wenn es um Rückmeldung zu schwierigen Verhaltensweisen geht, ist es wichtig, emotionale Ausbrüche zu vermeiden. Bleiben Sie auf der Sachebene und vermeiden Sie Vorwürfe. Überlegen Sie, wie Sie selbst gerne angesprochen werden möchten, wenn es um Ihre Schwächen geht.
Seien Sie ehrlich und erklären Sie Ihre Punkte möglichst an konkreten Beispielen. Vermeiden Sie dabei die Formulierung „du bist …“ (meint die Person) und nutzen Sie stattdessen „du machst …“ oder „mir ist aufgefallen, dass du in letzter Zeit …“ (bezieht sich auf die Verhaltensweisen).
Heben Sie positive Dinge hervor. Jeder Mensch wird gerne gelobt und ungern kritisiert. Betonen Sie die Dinge, die Ihnen gefallen, und verstärken Sie sie. Oft nehmen die schwierigen Verhaltensweisen von allein ab, wenn Sie das verstärken, von dem Sie gerne mehr sehen wollen.
Hören Sie aktiv zu. Wiederholen Sie das, was Sie gehört haben, in eigenen Worten, um zu überprüfen, dass Sie Ihr Gegenüber richtig verstanden haben. Signalisieren Sie, dass Sie Wünsche und Bedürfnisse ernst nehmen.
Fassen Sie die Ergebnisse des Gesprächs zusammen und legen Sie Ziele, die Sie nach dem Gespräch angehen wollen, gemeinsam fest. Nutzen Sie dazu die SMART-Formel. Formulieren Sie die Ziele spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Zum Beispiel: „In den nächsten 4 Wochen (terminiert) nimmst du 5 Patienten (messbar, spezifisch, realistisch) Blut ab. Ich begleite dich, falls du Fragen hast oder es Schwierigkeiten gibt (attraktiv).“

Extra-Tipp: Ich-Botschaften vermitteln Wertschätzung und sind der Schlüssel für ein konstruktives Gespräch. Sie können Sie in den 3 Phasen des Gesprächs gut nutzen, um deutlich zu machen: Es geht hier zwar um meine subjektive Einschätzung, aber ich habe den Wunsch, dass du das Feedback zu deinem Vorteil nutzen kannst. Formulierungen, die dazu passen, sind z. B.: „Ich habe beobachtet, dass … (Wahrnehmung). Das löst bei mir aus, dass … (Wirkung). Deshalb wünsche ich mir, dass … (Wunsch)“.