KiTa-, Schul- und Arbeitsunfall – wie rechnen wir ab?

Unfallpatienten werden in der Software anders erfasst als reguläre Patienten und anders abgerechnet. Auch wenn Unfallpatienten in der Zahnarztpraxis selten sind, müssen Sie für den Ernstfall vorbereitet sein und wissen, was zu tun ist – nicht nur medizinisch, sondern auch bei der Abrechnung!

Kind baut Unfall mit einem Bobby-Car — © Adobe Stock/pictonaut

Passiert ein Unfall in der KiTa, der Schule oder am Arbeitsplatz, spielt es keine Rolle, wie der Patient versichert ist. Es ist stets ein Unfallversicherungsträger zuständig.

Jeder Unfall MUSS gemeldet werden – aber nicht von Ihnen!

KiTa, Schule oder Arbeitgeber müssen jeden Unfall an den Unfallversicherungsträger melden. Ohne diese Meldung werden Ihre Leistungen nicht erstattet oder es kommt zu Verzögerungen in der Honorarabrechnung. Fragen Sie am besten direkt nach, ob die Meldung erfolgt ist. Die Meldung ist NICHT Aufgabe der Zahnarztpraxis!

Wichtig: Der Eintrag des Unfalls in das Unfallbuch der KiTa, Schule oder des Arbeitgebers genügt nicht. Es MUSS eine Meldung an die Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse gemacht werden.

Checkliste für Erfassung und Abrechnung von Unfällen

So gehen Sie vor, wenn sich ein Unfallpatient in Ihrer Praxis vorstellt:

Unfallaufnahme und Erfassung der Personendaten
Anlage als neuer Patient mit der Unfallkasse als Versicherungsträger und BEMA-Rechnung an den Träger
Erfassung der Unfalldaten und Erstmaßnahme auf dem Unfallbogen
Behandlung des Patienten, eingehende Diagnostik und ggf. Prognose und Planung weiterer Maßnahmen
Folgetermin zur Kontrolle und eingehenden Beratung
Ggf. je nach Notwendigkeit weitere Maßnahmen und Anträge an den Unfallträger
Abrechnung der Leistung direkt mit dem Unfallträger

Stellen Sie den Unfallbogen frühzeitig aus und berechnen Sie die Gebühr zzgl. Portokosten. So ersparen Sie sich Nachfragen vonseiten des Unfallträgers.

Schriftliche Unfallaufnahme – so früh und so exakt wie möglich!

Machen Sie die schriftliche Unfallaufnahme so früh wie möglich, und solange die Erinnerungen bei Ihnen und den Beteiligten noch präsent sind. Schreiben Sie alles auf, was Ihnen über den Unfallhergang erzählt wird. Dabei sollte alles schlüssig und nachvollziehbar sein. Fragen Sie nach, wenn Ihnen etwas seltsam vorkommt. Für die Abrechnung benötigen Sie neben den Personalien auch alle Daten zum Unfallhergang.

Eine eingehende Aufklärung und Beratung sind die nächste Pflicht. Das muss nicht unbedingt am Unfalltag geschehen, wenn der Patient noch zu sehr unter dem Eindruck der Ereignisse steht. Erledigen Sie diese Aufgabe aber so zeitnah wie möglich.

Wichtig: Sie schicken den Unfallmeldebogen an die Unfallkasse, nicht an KiTa, Schule oder Arbeitgeber. Diese haben kein Einsichtsrecht in die Unfalldaten und Ihre Unfallbehandlung. Sie unterliegen der Schweigepflicht!

Ihre Dokumentation – lebenslang wichtig!

Ihre Unfalldokumentation ist für den Patienten unter Umständen lebenslang relevant, denn alle zukünftigen Folgebehandlungen, Kontrollen oder Diagnostiken werden mit dem Unfallträger abgerechnet. Das gilt auch, wenn der Patient den Behandler wechselt. Spätfolgen, wie z.B. Zahnersatz werden bei der Unfallkasse beantragt und in der Regel ohne Zuzahlung zu 100 % erstattet.

So rechnen Sie Unfälle ab

Sie rechnen alle Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Unfall mittels BEMA-Rechnung direkt mit dem Unfallträger ab. Grundlage sind die Gebührentarife der Angestellten-Ersatzkassen für Zahnärzte. Die KZBV und die Spitzenverbände der Unfallversicherung haben hierfür einen bundeseinheitlichen Punktwert vereinbart.

Die Sachleistung umfasst die notwendigen Versorgungen und Kontrollen. Planbare Leistungen, besonders Zahnersatz oder weitere umfangreiche Maßnahmen, müssen Sie beantragen. Zahnersatz unterliegt einem gesonderten Gebührentarif mit eigenen Gebührenpositionen. Hier greift nicht das Festzuschusssystem der GKV.

Wichtig: Die Unfallberechnung fließt nicht in die Quartalsabrechnung ein!

So erfassen Sie Unfallpatienten in Ihrer Software

Je nach Software haben Sie zwei Möglichkeiten, um Unfallpatienten im System zu erfassen:

1. Neue Patientennummer vergeben: Sie nehmen den Unfallpatienten als neuen Patienten auf, auch wenn er Bestandspatient bei Ihnen ist. Der Patient hat in diesem Fall zwei Patientennummern. Ihre Software sollte Ihnen eine Kennzeichnung erlauben, damit Sie zukünftige Behandlungen nicht unter der falschen Patientennummer erfassen. Die Unfallnummer ist nur für Einträge und Abrechnung aus der Unfallbehandlung relevant. Allgemeine Behandlungen erfolgen unter der alten Patientennummer.

2. Gesonderte Kennzeichnung der Unfalldaten: Erlaubt Ihnen Ihre Software, die Unfalldaten in der Patientenkartei gesondert zu kennzeichnen, müssen Sie keine neue Patientennummer vergeben. Trennen Sie die Leistungen strikt und achten Sie bei der Quartalsabrechnung darauf, dass die Unfallleistungen mit der Unfallkasse zuerst abgerechnet werden, erst danach die Quartalsabrechnung – einige Softwareprogramme können das nicht trennen.

Gleiche Regeln für die KFO

Geht bei einem Unfall ein kieferorthopädisches Gerät kaputt oder verloren, wird auch dies mit dem Unfallträger verrechnet. Unfallaufnahme und Berechnung der Leistungen erfolgen so wie oben beschrieben. Die Grundlage für die Abrechnung ist auch hier die Meldung des Unfalls an den Unfallträger durch KiTa-, Schule oder Arbeitgeber.