Überprüfen Sie Ihr Risikomanagement

In den von der Hochwasserkatastrophe betroffenen Arztpraxen hat am vergangenen Mittwochvormittag wohl keine MFA/ZFA erwartet, dass ihr Leben sich über Nacht komplett ändern würde. Meterhoch stehendes Wasser in den Praxisräumen, Schlamm in jedem Winkel, vermisste oder plötzlich verstorbene Patienten – ganze Landstriche stehen unter Schock. Im Kreis Ahrweiler musste das Impfzentrum schließen. In Trier zerstörten die Fluten ein Krankenhaus. Diese Ereignisse hatten eine Dimension, auf die niemand vorbereitet war. Dennoch ist es sinnvoll, Risiken einzuplanen und vorzubeugen. Überprüfen Sie Ihr Risikomanagement!

Hochwasser Gefahr — © Adobe Stock/ferkelraggae

Die Qualitätsmanagement-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschuss schreibt jeder Arzt- und Zahnarztpraxis vor, eine Risikostrategie zu entwickeln. Ziel ist, Risiken systematisch zu erkennen, zu bewerten, zu bewältigen und zu überwachen. Das setzt voraus, kritische und unerwünschte Ereignisse und Schäden zu analysieren. Wie können Sie vorbeugen? Und wer soll wann über was informiert werden? Wir haben einige Risiken aufgegriffen, die über das Hygienemanagement hinausgehen.

Wasserschäden

Deutlich wahrscheinlicher als ein Hochwasser ist ein Wasserschaden durch einen Wasserrohrbruch, Starkregen oder eine ausgelaufene Waschmaschine. Handeln Sie sofort, um Schlimmeres zu verhindern. Stoppen Sie nachströmendes Wasser, indem Sie den Haupthahn schließen. Stellen Sie den Strom ab. Bringen Sie empfindliche Geräte aus der Gefahrenzone. Sollte das Wasser bis über den Knöchel reichen, rufen Sie die Feuerwehr, um es abzupumpen. Dokumentieren Sie alle Schäden gründlich und melden Sie sie der Versicherung. Das sollte in Ihrem QM-Handbuch stehen: Ort des Haupthahns und des Sicherungskastens. Notruftelefonnummern von Polizei, Feuerwehr und Wasserversorungsunternehmen. Ansprechpartner bei den Versicherungen.

Der Praxisinhaber fällt plötzlich aus

Wenn ein Arzt erkrankt und selbst aus dem Homeoffice nicht mehr arbeiten kann, muss er möglicherweise von einem auf den anderen Tag vertreten werden. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten: Bei der „kollegialen Vertretung“ übernimmt ein Vertragsarzt der gleichen Fachrichtung aus der Umgebung die Behandlung der Patienten in seiner eigenen Praxis. Er rechnet die Leistungen unter seiner Arztnummer ab. Gibt es einen Vertreter innerhalb der Praxis des erkrankten Arztes, wird so wie sonst abgerechnet. Prüfen Sie, ob Ihre Vertretungsregelung noch gilt. Das sollte in Ihrem QM-Handbuch stehen: Kontaktdaten der Vertretungspraxis. Name der MFAs bzw. ZFAs, die Patienten informieren, Termine umlegen, einen Aushang an der Praxistür machen und die Information auf der Praxishomepage einpflegen. Namen und Kontaktdaten von Kreisärzteschaft, Apotheken, Pflegeheimen, Laborfahrern und allen anderen, die informiert werden müssen.

Digitale Angriffe auf Ihre Praxissoftware

Das Risiko, als Arztpraxis Opfer eines Cyber-Angriffs mit Ransomware zu werden, ist nicht zu unterschätzen. Sensible Patientendaten könnten gehackt und von Internet-Kriminellen verschlüsselt werden. Die Erpresser kündigen an, sie nur gegen Lösegeld wieder zugänglich zu machen. Das Risiko: Niemand weiß, ob die Cyber-Kriminellen Wort halten und die Daten nach einer Lösegeldzahlung tatsächlich unbeschadet und wieder lesbar sind. Auch kann niemand garantieren, dass sie nicht kopiert werden, um sie missbräuchlich zu nutzen. Um die IT-Infrastruktur zu sichern, muss Ihre Praxis selbst aktiv werden! Lassen Sie sich auch als MFA/ZFA zu Cybersicherheit schulen. Denken Sie an Virenschutz und Back-ups. Nutzen Sie sichere Passwörter und tauschen Sie diese regelmäßig aus. Überlegen Sie im Praxisteam, ob Sie ein Sicherheitskonzept bei einem IT-Dienstleister beauftragen wollen. Ihre Praxis kann auch eine Cyber-Versicherung abschließen, um im Ernstfall kompetente Ansprechpartner zu haben und Schäden ersetzt zu bekommen. Das sollte in Ihrem QM-Handbuch stehen: Kontaktdaten eines IT-Sicherheitsexperten und der Datenschutzbehörde, der Datenpannen im Zweifel gemeldet werden müssen. Muss die Praxis geschlossen werden, gilt der Plan wie oben.

Ihr QM-Handbuch

Das Kapitel „Risikomanagement“ ist sozusagen der Notfallkoffer im QM-Handbuch. Es muss schnell zu finden sein. Achten Sie daher darauf, dass Ihr QM-Handbuch – sei es analog oder digital – nur die wirklich notwendigen Informationen enthält. Es kommt nicht auf die Menge an, sondern auf den Inhalt. Außerdem sollte es

übersichtlich nach Schlagworten organisiert sein. Innerhalb der Kapital gilt die Regel: Vom Großen zum Kleinen.
für alle aus dem Praxisteam gleichermaßen verständlich sein.
regelmäßig aktualisiert werden. Dazu helfen Module. Altes wird durch Neues ersetzt.

Je besser Sie auf einen Notfall vorbereitet sind, desto gefasster können Sie damit umgehen und desto geringer das Ausmaß.