Lieber öfter, dafür kürzer – so bringen Teambesprechungen etwas

Teambesprechungen sind Instrumente des Qualitätsmanagements. Am meisten bekannt und am häufigsten genutzt. Ziel: Alle Mitarbeitenden auf einen Kenntnisstand über die Geschehnisse in der Praxis bringen, auch wenn sie in Teilzeit arbeiten, aktuelle Fragen klären und wichtige Entscheidungen treffen. Wie häufig die Besprechungen stattfinden und wie sie umgesetzt werden, ist nicht festgelegt. Aber es gibt Empfehlungen. In ihrer Reihe Praxiswissen veröffentlichte die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) Informationen, Checklisten und Tipps zum QUALITÄTSMANAGEMENT IN DER PRAXIS (PDF zum kostenlosen Download).

Regelmäßiger Termin 

„Ist heute Meeting?“ Wird so gefragt, ist kein regelmäßiger Termin im Praxiskalender eingeplant. Das führt zu Unklarheit und kann auf eine verbesserungswürdige Organisationsstruktur hindeuten. „Wenn wir pünktlich mit der Sprechstunde fertig werden“, ist keine gute Antwort, denn Austausch braucht Verbindlichkeit und Verlässlichkeit. In der Wirtschaft sind wöchentliche oder zweiwöchentliche Meetings üblich. Je nach Branche können es aber auch tägliche Zusammenkünfte sein.

Die KBV empfiehlt, mindestens einmal monatlich eine Teambesprechung mit einer Dauer von einer bis anderthalb Stunde durchzuführen. Längere Termine bergen die Gefahr, dass die Teilnehmenden unaufmerksam werden und sich nicht mehr an der Diskussion beteiligen. Das Motto lautet deshalb: „Lieber öfter und kürzer.“ Steht der Termin fest, z. B. mittwochs 12:30 Uhr, wird die Sprechstunde so organisiert, dass sich bis zum Beginn keine Patientinnen und Patienten mehr im Wartezimmer aufhalten und im Idealfall alle Mitarbeitenden bereits Pause gemacht haben oder im Anschluss machen können. Teamsitzungen zählen arbeitsrechtlich zur Arbeitszeit.

Tagesordnung der Besprechungsthemen

Welche Themen besprochen werden sollen, wird vorher überlegt. Dazu wird eine gemeinsame (digitale) Liste geführt oder Ideen werden auf einer Tafel gesammelt. Was nicht alle betrifft, gehört nicht ins Teammeeting. 

Leitfragen können sein:

• Was soll diese Besprechung bringen?

• Wie ist unser aktueller Stand? Welche Probleme gibt es?

• Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es? Was favorisieren wir?

• Wer übernimmt welche Aufgabe bis wann?

• Was folgt danach?

Eine Person bereitet die Sitzung vor. Das können die bzw. der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) sein oder der bzw. die Praxismanager-/in, ebenso abwechselnd alle Mitarbeitenden der Praxis. Vor dem Termin soll klar sein, wer moderiert und wer Protokoll führt. Die Rollen werden regelmäßig getauscht. Begonnen wird pünktlich, auch wenn noch jemand fehlt. Teamregeln können sinnvoll sein, insbesondere in großen Teams.

Dokumentation und Verantwortung

„Das haben wir doch schon hundertmal besprochen!“ Oder „Davon weiß ich nichts.“ Damit solche Sätze nicht fallen, werden die Ergebnisse jeder Teambesprechung in einem Protokoll festgehalten. Alternativ darf es auch eine To-Do-Liste mit Verantwortlichkeiten und Termin sein. Alle Teammitglieder zeichnen das Protokoll ab, idealerweise auch nur digital. Das schont Bäume und sichert Zugänglichkeit zur individuell passenden Zeit. Wer wegen Urlaub oder Krankheit nicht anwesend ist, signiert bei Rückkehr an den Arbeitsplatz. Wurden Aufgaben festgelegt, kontrolliert eine verantwortliche Person, die auch wechseln darf, ob und was erledigt wurde und was wieder auf die Agenda gesetzt und neu besprochen werden muss.

Organisatorische Fallstricke

Insbesondere bei unregelmäßig stattfindenden Teamsitzungen stellt sich gelegentlich die Frage, ob eine Besprechung unbedingt nötig ist. „Ich habe nichts“ kann bedeuten, dass tatsächlich alles prima läuft. Es kann aber auch ein Warnzeichen für schwelende Konflikte sein. Hier ist das psychologische Geschick der Praxisleitung oder des Praxismanagements gefragt, um in Einzelgesprächen herauszufinden, wozu es Gesprächsbedarf gibt. Nicht alles eignet sich für die Klärung vor voller Runde. 

Sonstiges ist überflüssig

Auf Tagesordnungen findet sich mitunter der Punkt Sonstiges. Das ist unkonkret und verleitet zu Endlosdebatten. Benennen Sie relevante Tagesordnungspunkte im Vorfeld konkret und sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten zu Wort kommen und Unbeteiligte sich ermutigt fühlen, am Geschehen teilzunehmen. Sonstiges ist überflüssig. 

DM