Mitarbeitergespräch neu gedacht: Mit Feedforward in die Zukunft

Wenn nach Neujahr die Jahresgespräche geplant werden, stellen sich viele Fragen: Was soll angesprochen werden? Wie viel Zeit muss eingeplant werden? Welche Erwartungen und Probleme sind zu erörtern? Wer sich als Teamleitung oder als Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter professionell vorbereiten möchte, findet online zahlreiche Vorlagen (Beispiel hier), Leitfäden (Beispiel hier) und sogar einen Generator, der durch alle Schritte führt und diese am Ende datenschutzkonform protokolliert. 

In einem Mitarbeitergespräch werden nach dem Vier-Augen-Prinzip die Arbeitsleistung, das Zusammenwirken im Team, potenzielle Entwicklungsaufgaben sowie persönliche Ziele reflektiert. Respektvolle Mitarbeitergespräche sorgen für Klarheit, Vertrauen und Motivation für zukünftige Ziele. Worauf es bei Mitarbeitergesprächen ganz besonders ankommt, hatten wir schon 2024 hier für Sie zusammengestellt.

Fokussieren Sie sich auf die Zukunft 

Viele Mitarbeitergespräche drehen sich um die Vergangenheit. Der Personal- und Organisationsentwickler Marlow D. Guttmann, bekannt für seine Generation-Z-Perspektive beim Thema Zukunft der Arbeit, schlägt vor, Gespräche mit weniger rückwärtsgewandtem Feedback zu führen und lieber den Blick konkret auf das Kommende zu richten. Er nennt das Feedforward. Die Kernfrage ist also: Was soll als Nächstes erreicht werden und wie kann das gelingen? Die nötigen Schritte zu diesen Zielen werden konkret formuliert.

Guttmann definiert drei Prinzipien für Feedforward:

• Zukunft vor Vergangenheit: Lernen ja – aber ohne im Rückblick stecken zu bleiben.
• Verhalten vor Bewertung: Beobachtbares Handeln statt Etiketten.

• Konkretes vor Allgemeinem: Messbare Schritte, Termine, Verantwortungen.

   

In 7 Schritten zum Erfolg

1. Ziel klären: Welches Ergebnis soll in den nächsten 4–12 Wochen sichtbar sein?
2. Ressourcen sichten: Auf welche Stärken und Erfolge können wir zugreifen?
3. Hebel identifizieren: Welche 1–2 Verhaltensänderungen haben die größte Wirkung?
4. Konkrete Schritte planen: Wer macht was bis wann – und wie messen wir den Fortschritt?
5. Hürden mitdenken: Welche Risiken gibt es? Welche Unterstützung ist nötig?
6. Umsetzung kontrollieren: Kurze Reviews (z. B. alle 2–4 Wochen) durchführen, statt bis zum nächsten Mitarbeitergespräch zu warten.

7. Protokollieren und sichtbar machen: Ziele, Messgrößen, Meilensteine dokumentieren.

    

Beispiele für die Arzt- und Zahnarztpraxis

MFAs und ZFAs sollten sich bereits vor dem anstehenden Mitarbeitergespräch Gedanken über eventuelle wunde Punkte und ihre konkreten Fortbildungswünsche machen.

• Rückblick: Das neue Bestellsystem läuft gut. Zu lange Wartezeiten bis zu 3 Stunden treten noch in der Akutsprechstunde auf.
• Zusammenarbeit: Ohne Dienstplan herrscht Chaos am Empfang.
• Verbesserung: Die neuen Patienteninformationen zu Laboruntersuchungen führen zu wesentlich weniger Nachfragen als vorher. Diese Zeit kommt den Patientinnen und Patienten zugute.
• Entwicklung: Um bei der Praxisorganisation auf dem Laufenden zu bleiben, bucht die Praxis beispielsweise MFA. Dein Wissensabo bzw. ZFA. Dein Wisensabo beim PKV Institut.
• Ziele: Die kurzfristigen Terminabsagen oder das Nichterscheinen von Patientinnen und Patienten sollen um die Hälfte reduziert werden.

• Feedforward: Die Praxismanagerin führt ab sofort eine wöchentliche kurze Feedbackrunde ein, sodass Vorhaben engmaschig verfolgt und eventuelle Probleme früh erkannt und behoben werden können.

   

DM