Telefonische Genehmigung von GKV-Anträgen – geht das?

Sie haben in Ihrer Praxis sicher nicht nur die Servicenummern der verschiedenen Krankenkassen parat, sondern auch die eine oder andere Durchwahl zu einer Beraterin oder einem Berater. Wieso also nicht mit einem kurzen Anruf die Genehmigung einholen? Der Gedanke ist besonders verlockend, wenn bereits Termine mit der Patientin oder dem Patienten vereinbart wurden. 
 

Fehlt die schriftliche Signatur, arbeiten Sie ohne Genehmigung

Eine Genehmigung per Telefon ist keine verbindlich nachweisbare Genehmigung, auch wenn Sie Mitarbeiter, Uhrzeit und Datum der telefonischen Genehmigung dokumentieren. Alle Arbeiten, die Sie ohne Signatur durchführen, leisten Sie „ohne Genehmigung“. Das fällt spätestens dann auf, wenn die GKV Ihre Abrechnungsdaten mit dem Genehmigungsdatum abgleicht. 
 

Checkliste: So überwachen Sie offene Antragsverfahren

Der Anruf bei der Krankenkasse kann bei ausstehender Genehmigung trotzdem sinnvoll sein, denn er kann die Bearbeitung beschleunigen. Arbeiten Sie im Rahmen von genehmigungspflichtigen Leistungen mit folgenden Routinen:

1. Überwachen Sie die Bearbeitung Ihrer Anträge. Innerhalb von 3 Wochen muss die Krankenkasse auf Ihren nachweisbar übertragenen Antrag reagieren.
2. Wird die Frist überschritten, fragen Sie telefonisch bei der Krankenkasse nach.
3. Erfahren Sie am Telefon, dass der Antrag genehmigt ist, bei Ihnen aber noch nicht freigegeben ist, dann dokumentieren Sie dies. Bitten Sie die Krankenkasse, die Antwort erneut zu senden. Das geht in der Regel schnell.
4. Beginnen Sie erst mit der Leistung, wenn die digitale Freigabe erteilt wurde. Beginnen Sie niemals nach einer telefonischen Zusage!
5. Erfolgt trotz Anruf keine Freigabe, informieren Sie die Krankenkasse unter Bezug auf das Telefonat und die mündliche Genehmigung. Es gilt weiterhin: Ohne Signatur keine Leistung!
6. Erreichen Sie nach Ablauf der 3 Wochen keine Beraterin und keinen Berater der Krankenkasse und bleibt Ihre Kontaktaufnahme ohne Reaktion, dann informieren Sie die Krankenkasse unter Bezug auf § 13 SGB V, dass Sie den Antrag als genehmigt betrachten und weisen Sie darauf hin, dass die Freigabe erfolgen muss. Beziehen Sie sich auf die Signatur der erfolgreichen Übertragung des EBZ. Beginnen Sie aber auch in diesem Fall erst dann mit der Leistung, wenn Ihnen die schriftliche Genehmigung der GKV vorliegt. 
    

Wichtig: Nutzen Sie das Telefon, um den Prozess zu beschleunigen. Anrufe können sinnvoll sein, wenn die Bearbeitung ungewöhnlich lange dauert. Mündliche Zusagen geben Ihnen allerdings nicht das Recht, mit den Arbeiten zu starten. Die GKV gleicht mithilfe von KI die Daten von Genehmigung und Behandlungsbeginn ab. Ein zu früher Start fällt auf und gefährdet Ihr Honorar. 

JaBr/ES