Annahme elektronischer Ersatzbescheinigungen jetzt verpflichtend

Bestimmt gehören solche Situationen zu Ihrem Praxisalltag: Patientinnen oder Patienten stehen am Empfang und stellen fest, dass sie ihre Gesundheitskarte zuhause vergessen haben. In einigen Fällen lässt sich die Karte aufgrund eines Defektes auch nicht einlesen. Dann können Praxen auf Ersatzbescheinigungen der jeweiligen Krankenkassen zurückgreifen. Früher wurden diese in Papierform angefordert, seit 2024 stellen die Krankenkassen die elektronische Form zur Verfügung. Aufgrund von Sicherheitslücken wurde das Verfahren im Frühsommer kurzzeitig ausgesetzt. Doch nun sollte es laut gematik bei allen Krankenkassen wieder möglich sein, so die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV). 

Schnellere Prozesse

Mit Einführung der elektronischen Ersatzbescheinigung soll der Abruf wesentlich effizienter gestaltet werden als früher. So können Versicherte direkt in der Arztpraxis mithilfe ihrer Krankenkassen-App die Bescheinigung anfordern. Innerhalb weniger Minuten sollte diese dann über den Kommunikationsdienst KIM automatisch an die behandelnde Praxis übermittelt werden. Zur Fehlervermeidung können Praxen den Patientinnen und Patienten die KIM-Adresse beispielsweise als QR-Code bereitstellen, um die Adresse schnell und korrekt an die Krankenkasse zu senden.

Was tun ohne App?

Wenn Patientinnen oder Patienten keine Krankenkassen-App nutzen, können auch Praxen selbst die elektronische Ersatzbescheinigung über KIM anfordern. Dafür ist jedoch eine ausdrückliche Einwilligung der versicherten Person notwendig. Nicht alle Praxisverwaltungssysteme (PVS) bieten die Funktion der Anforderung an, im Zweifelsfall lohnt sich eine Rücksprache mit dem Anbieter. 

Des Weiteren können ärztliche Praxen Patientinnen oder Patienten nach wie vor auffordern, die elektronische Gesundheitskarte innerhalb von 10 Tagen nachzureichen. 

Auch Ersatzbescheinigungen auf Papier dürfen weiterhin angefordert und verarbeitet werden. Das gilt ebenfalls für befristete Bescheinigungen, welche die Krankenkasse ausgestellt hat. 

Vorteile der elektronischen Ersatzbescheinigung

Viele Patientinnen und Patienten kennen die Möglichkeit gar nicht, eine elektronische Ersatzbescheinigung anzufordern. Doch für Praxen kann es sich lohnen, durch Aushänge oder Flyer darauf aufmerksam zu machen. Es ergeben sich nämlich auch einige Vorteile für die Praxen: 

• Durch die elektronische Bestätigung entfällt langwieriges telefonisches oder schriftliches Anfordern von Bescheinigungen bei den Krankenkassen. Da viele PVS die elektronische Ersatzbescheinigung direkt einpflegen können, kann weitere Bearbeitungszeit entfallen.
• Zudem können so geplante Termine trotz vergessener Gesundheitskarte wahrgenommen werden, es entstehen keine plötzlichen Lücken im Terminplan. 
• Haben Personen ihre Gesundheitskarte nicht dabei, weil sie aufgrund einer plötzlichen Erkrankung oder Verletzung kommen müssen, ist trotzdem eine Behandlung möglich.

Nachteile der elektronischen Ersatzbescheinigung

Wird eine elektronische Ersatzbescheinigung verwendet, findet kein Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) statt. Dieses ist gesetzlich verpflichtend und dient dem Abgleich der Versichertendaten auf der eGK mit den bei der Krankenkasse gespeicherten Informationen. 

Patientinnen und Patienten könnten die Möglichkeit der elektronischen Ersatzbescheinigung als praktische Lösung sehen und ihre Gesundheitskarte grundsätzlich nicht mehr mitnehmen. Das ist nicht im Sinne einer umfassenden Gesundheitsversorgung, weil somit dauerhaft auf das VSDM verzichtet wird und es zu Problemen bei der Datenpflege, der ePA-Nutzung und der Abrechnung kommen könnte. Praxen sollten daher darüber aufklären, dass die elektronische Ersatzbescheinigung eine Ausnahmeregelung darstellt. 

Auch die elektronische Ersatzbescheinigung benötigt Bearbeitungszeit. Das KIM-Postfach muss regelmäßig kontrolliert werden, die Übernahme ins PVS kann, je nach System, noch manuelle Schritte erfordern. 

MT