Aufgaben einer Abrechnungsmanagerin in der Zahnarztpraxis

Die zahnärztliche Abrechnung hat den Ruf, anspruchsvoll zu sein, was leider dazu führt, dass die eine oder andere Kollegin davor zurückschreckt. Doch die Arbeit einer Abrechnungsmanagerin ist gut zu managen und überhaupt viel spannender als viele vermuten. Als Abrechnungsmanagerin arbeiten Sie an der Schnittstelle von Sprechzimmer und Verwaltung und haben Einblick in das gesamte Behandlungsspektrum Ihrer Praxis. Außerdem kümmert sich eine Abrechnungsmanagerin um den Informationsaustausch zwischen Verwaltung und Sprechzimmer und sorgt für eine honorarsichere Dokumentation.

ZFA freut sich nach erfolgreichen Eingriff — © Shutterstock/Dean Drobot

Eine gute Abrechnungsmanagerinsichert einer Zahnarztpraxis das wirtschaftliche Überleben und schützt sie vor Regressforderungen. Abrechnungsmanagerinnen …

… tragen deshalb eine große Verantwortung für die wirtschaftliche Entwicklung einer Zahnarztpraxis.
… kennen die Gebührenpositionen der verschiedenen Abrechnungssysteme und können einschätzen, welche Leistungen jeweils inbegriffen sind und welche nicht.
… können Patienten durch ihre genaue Kenntnis von BEMA und GOZ konkrete Vorschläge für zusätzliche Leistungsangebote unterbreiten.

Eine Abrechnungsmanagerinkümmert sich um alle zahnärztlichen Abrechnungskomplexe von Prophylaxe und Parodontologie bis zu konservierenden Leistungen, chirurgischen Behandlungen und Zahnersatz.Damit das gelingt, braucht sie ein fundiertes Fachwissen über die zahnärztlichen Behandlungsabläufe und muss die Regelwerke des jeweiligen Abrechnungssystems sicher beherrschen.

BEMA, GOZ & Co – eine Abrechnungsmanagerin kennt die Regeln

2018 gab es in Deutschlang 41.261 Zahnarztpraxen. Die meisten davon werden als Vertragspraxen geführt und unterliegen damit den Regeln und Grenzen der vertragszahnärztlichen Behandlung. Zum grundlegenden Handwerkszeug einer Abrechnungsmanageringehören deshalb folgende Regelwerke:

BEMA (Einheitlicher Bewertungsmaßstab für zahnärztliche Leistungen)
Richtlinien
Vorgaben der regionalen KZV
BMV-Z (Bundesmantelvertrag – Zahnärzte)
SGB V (Sozialgesetzbuch V)
Schnittstelle BEMA–GOZ

Bei der Abrechnung von privat Versicherten gemäß GOZ bieten sich mehr Möglichkeiten und ein größerer Spielraum als bei der kassenzahnärztlichen Abrechnung. Die zahnärztlichen Leistungen lassen sich hier leichter umsetzen und wirtschaftlicher berechnen. Die Abrechnung nach GOZ verlangt von einer Abrechnungsmanagerinaber genauso wie die Abrechnung nach BEMA umfangreiches Fachwissen und Umsicht.

Eine Abrechnungsmanagerinwacht über die Dokumentation

Für die Arbeit der Abrechnungsmanagerinist es entscheidend, dass alle erbrachten Leistungen auch erfasst werden. Eine Abrechnungsmanagerinbehält darum ein waches Auge auf die Dokumentation von privat- und vertragszahnärztlichen Leistungen. Schließlich gilt: ohne Dokumentation keine Abrechnung. Fehler in der Dokumentation haben zur Folge, dass Leistungen falsch oder gar nicht abgerechnet werden oder im Nachhinein nicht mehr belegbar sind.

Gerade bei vertragszahnärztlichen Leistungen achtet die Abrechnungsmanagerindarauf, dass Therapie, Prognose und Indikation genau dokumentiert werden. Die Regeln für die Sachleistung sind streng, dennoch gibt es Spielräume, die eine gute Abrechnungsmanagerinzu nutzen weiß. So können auch kritische Fälle durch besonders genau Dokumentation in die Kassenleistung hinübergerettet werden.

Aufklärung über Kosten und sonstige Kostenträger

Aufklärungsgespräche über die Kosten einer Behandlung müssen nicht vom Behandler geführt werden. In vielen Praxen übernimmt die Abrechnungsmanagerindiese Gespräche, was gerade im Bereich Zahnersatz eine verantwortungsvolle Aufgabe ist.

Eine Abrechnungsmanagerinverfügt über viel Erfahrung mit unterschiedlichen Kostenerstattern. Deshalb kann sie Patientinnen und Patienten bereits im Vorfeld wertvolle Hinweise zu möglichen Erstattungsproblemen geben. Auf Wunsch erstellt sie einen Kostenvoranschlag, mit dem die Patientin bzw. der Patient die Kostenübernahme abklären kann. Sie unterstützt oftmals auch bei der Widerspruchsführung gegenüber Kostenerstattern (PKV, Beihilfe, private Zusatzversicherung).

Datenschutz und BWL – auch das gehört dazu

Eine Abrechnungsmanagerindenkt wirtschaftlich. Sie hat im Blick, welchen Wert die Praxis pro Stunde erwirtschaften muss und nutzt diese Wirtschaftlichkeitsstunde als Richtwert für die Abrechnung von privatzahnärztlichen Leistungen. Zur Ermittlung der Wirtschaftlichkeitsstunde arbeitet die Abrechnungsmanagerineng mit der Steuerkanzlei der Praxis zusammen.

Bei der Dokumentation von Patienten- und Behandlungsdaten entstehen sensible Datensätze. Diese Daten müssen erfasst, organisiert und vor allen Dingen geschützt werden – sowohl vor Missbrauch als auch vor Verlust. Der verantwortungsvolle Umgang mit diesen Daten ist in vielen Praxen eine gemeinsame Aufgabe von Abrechnungsmanagerinund Datenschutzbeauftragter.

Die Rolle der Abrechnungsmanagerin im Team

Eine Abrechnungsmanagerin hat eine typische Sandwich-Position inne. Auf der einen Seite steht sie hierarchisch in der Regel auf einer Stufe mit anderen Teammitgliedern. Für Ihre Aufgabe ist es auf der anderen Seite aber oft nötig, dass sie ihren Kolleginnen klare Handlungsanweisungen gibt, etwa wenn es um die Dokumentation von Behandlungen geht. Eine Abrechnungsmanagerinsollte deshalb kommunikationsstark sein und gerne im Team arbeiten.

Berufsbegleitende Fortbildung zur Abrechnungsmanagerin

Sie fragen sich jetzt, wo Sie sich zur Abrechnungsmanagerin fortbilden können? Zum Beispiel beim PKV Institut. Hier können Sie sich berufsbegleitend, ohne Präsenzpflicht mit einem staatlich zertifizierten Fernlehrgang zur Abrechnungsmanagerin in der Zahnarztpraxis weiterbilden. Alle Infos dazu bekommen Sie hier.