Auskünfte am Telefon – was dürfen Sie (nicht)?

Das Wichtigste vorneweg: Es gibt klare Grenzen. Sie dürfen nicht jede telefonische Anfrage sofort beantworten. Je nach Anruferin oder Anrufer gelten unterschiedliche Vorgaben:

1. Anruf einer Arzt-/Zahnarztpraxis

Allgemeine Fragen können Sie unmittelbar am Telefon klären. Geht es aber um einen konkreten Patientenfall, dürfen Sie keine Daten weitergeben. Streng genommen dürfen Sie noch nicht einmal sagen, ob eine Person bei Ihnen in Behandlung ist oder nicht. Nur wenn Sie die Erlaubnis der Patientin bzw. des Patienten haben, dürfen Sie mit Fachkolleginnen und -kollegen personenspezifische Informationen austauschen. 

Tipp: Ist absehbar, dass Sie personenspezifische Informationen weitergeben müssen, dann lassen Sie sich frühzeitig eine Schweigepflichtentbindung von der Patientin bzw. dem Patienten unterschreiben. 

Abrechnung: Tauschen sich ZFAs oder MFAs verschiedener Praxen zu einem Patientenfall telefonisch aus, kann dies nicht abgerechnet werden. Findet der Austausch zwischen einer Zahnärztin bzw. einem Zahnarzt und einer Ärztin oder einem Arzt statt, können Sie die GOÄ Ä 60 bzw. die BEMA 181a berechnen.

2. Anruf GKV

Gesetzliche Krankenkassen haben ein Recht auf Auskünfte, auch telefonisch. Wichtig ist hier aber die Legitimation. 

Tipp: Lassen Sie sich durch Kontrollfragen die Daten der versicherten Person bestätigen, um sicherzugehen. 

Abrechnung: Eine Berechnung ist nicht möglich.

3. Anruf Gutachterin/Gutachter GKV

Gutachterinnen und Gutachter dürfen Auskünfte einholen. Auch hier gilt: Eine Legitimation muss vorhanden sein.

Tipp: Gleichen Sie die Daten der versicherten Person ab. 

Abrechnung: Ein Konsil zwischen Gutachterin bzw. Gutachter und Zahnärztin bzw. Zahnarzt wird mit der 181a abgerechnet. 

4. Anruf Beihilfe/PKV oder Gutachterin/Gutachter PKV

Anfragen von diesen Stellen dürfen Sie nicht beantworten. Sie können sie entgegennehmen, aber Sie dürfen sich nicht dazu äußern. Sie dürfen noch nicht einmal sagen, ob die betreffende Person bei Ihnen in Behandlung ist oder nicht. Jegliche Anfragen müssen über die versicherte Person abgewickelt werden. 

5. Anruf Patientin/Patient oder Angehörige

Auch hier ist die Legitimation wichtig. Sowohl Patientinnen und Patienten als auch deren Angehörige müssen sich am Telefon ausweisen können.

Tipp: Vereinbaren Sie mit Patientinnen bzw. Patienten Passwörter und legen Sie diese schriftlich fest. Wichtig ist auch hier die unterschriebene Schweigepflichtentbindung, bevor Sie Auskünfte an Angehörige weitergeben. 

Abrechnung: Erteilt die Zahnärztin oder der Zahnarzt die Auskunft, kann dies via Ä1 abgerechnet werden. Bei privat Versicherten könnte die Ä1, Ä3 oder Ä 34 berechnet werden.

6. ZFA ruft Patientin/Patient an

Übermitteln Sie als ZFA telefonisch Daten an eine Patientin oder einen Patienten (z. B. Befund oder Anordnung), müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Person am Telefon haben. 

Tipp: Vereinbaren Sie ein Passwort.

Abrechnung: Bei gesetzlich Versicherten kann hier nichts abgerechnet werden. Bei privat Versicherten darf für die Übermittlung von Befunden/Anordnungen die Ä2 berechnet werden.

Lassen Sie sich nicht zu Auskünften drängen!

Auch wenn es schnell gehen muss, Sie oder die Anruferin bzw. der Anrufer im Stress sind oder Sie den Anruf schnell loswerden wollen – geben Sie niemals unbedarft Daten heraus! Hinterfragen Sie immer die Legitimation der anrufenden Person. Planen Sie das Thema für Ihre Teamsitzung ein. Folgende Themen sollten Sie klären: 

• Wie gehen wir mit telefonischen Anfragen zu Patientendaten um?
• Welche Passwörter können wir nutzen?
• Haben wir für solche Fälle vorbereitete Schweigepflichtentbindungen?

JaBr/ES