Interner und externer Austausch: Warum er so wertvoll ist

„Redet miteinander!“ Dieser Ratschlag von Iris Schluckebier, Expertin für Praxis- und Qualitätsmanagement beim PKV-Institut, klingt erstmal einfach. Doch durch jahrelange Erfahrung als MFA und Coach für Praxen weiß sie, dass dabei einige Stolperfallen lauern können. Gerade hat sie beim diesjährigen VERAH-Kongress auf Mallorca eine rege Austausch-Runde mit 16 Teilnehmerinnen moderiert. „Da sieht man dann, wie wichtig ein Perspektivwechsel bei bestimmten Herausforderungen sein kann.“ Dieser könne sich im ersten Moment auch durchaus mal unangenehm anfühlen, jedoch auf lange Sicht zu einem effizienteren und friedlicheren Arbeitsalltag führen. 

Der interne Austausch

Sie kennen das: Zwischen der Warteschlange am Empfang, den Behandlungen, Labortätigkeiten und klingelnden Telefonen bleibt kaum Zeit, sich im Team auszutauschen. Doch genau das kann einen entscheidenden Unterschied in der Zusammenarbeit und der Teamatmosphäre machen. 

Wer miteinander redet, vermeidet Missverständnisse und stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl. Dabei ist wichtig:

• Ausführliches Gespräch
  Ein Teammeeting kann entweder allgemein oder zu einem bestimmten Thema abgehalten werden: Was läuft gut? Wo hakt es? Gibt es Ideen, wie Abläufe und Prozesse einfacher werden? Wurden alle Anliegen geklärt?
• Genug Zeit einplanen
  Ein gutes Gespräch braucht Ruhe. Es bringt nichts, das Meeting zwischen Sprechstundenende und Feierabend zu quetschen. Besser ist ein fester Termin, an dem Telefone umgeleitet oder Patiententermine blockiert sind.
• Alle an den Tisch holen
  Bei Teammeetings sollte niemand ausgeschlossen und jeder angehört werden, egal ob MFA bzw. ZFA, Azubi oder Verwaltungskraft. Wenn man gemeinsam spricht und zuhört, stärkt das das Wir-Gefühl. Jede und jeder leistet einen wichtigen Beitrag. 
• Ergebnisse festhalten
  Nichts frustriert mehr, als wenn Themen endlos diskutiert, aber nie umgesetzt werden. Deshalb ist es gut, am Ende festzuhalten: Welche Vereinbarungen gibt es? Wer übernimmt wann welche Aufgabe? Wann sollte etwas abgeschlossen sein?
• Klare Struktur und Regeln
  Eine kleine Agenda hilft, damit Gespräche nicht abgleiten. Sinnvoll sind einfache Spielregeln: zuhören, nicht unterbrechen, Kritik sachlich äußern, gemeinsam nach Lösungen suchen. Manchmal hilft es auch, jemanden als Moderator zu benennen, der auf die Zeit achtet und sicherstellt, dass alle sprechen können.

Die Grenzen interner Gespräche

So hilfreich Besprechungen im eigenen Team sind, sie haben auch ihre Tücken:

• Immer die gleichen Stimmen
  Im Team hat jeder seine Rolle, die er auch in den Besprechungen ausfüllt. Dann bleiben die Leisen still und die Lauten führen das Wort. So werden auch immer nur die gleichen Sichtweisen berücksichtigt. 
• Emotionale Betroffenheit
  In eingespielten Teams gibt es Vorgeschichten: kleine Kränkungen, alte Konflikte. Das kann dazu führen, dass Diskussionen kippen und nicht mehr sachlich bleiben.
• Eingefahrene Abläufe
  „Das haben wir schon immer so gemacht“ - dieser Satz kann jede Entwicklung blockieren. Wenn man nur im eigenen Kreis diskutiert, fehlt oft der Impuls, Neues zu wagen.
• Betriebsblindheit
  Manchmal sind Probleme so alltäglich geworden, dass sie niemand mehr sieht oder hinterfragt. 

Neutrale Betrachtung

Gerade wenn Konflikte immer wieder aufflammen oder man bei manchen Themen nicht weiterkommt, kann ein externer Coach oder Supervisor helfen. Diese Person hat keine eigene Geschichte im Team, hört allen unvoreingenommen zu und hilft, Gespräche sachlich zu führen. Sie kann Muster sichtbar machen, die man selbst längst nicht mehr bemerkt, und neue Wege aufzeigen. Iris Schluckebier: „Ganz klassisch ist der altbekannte Alt-Jung-Konflikt. Es kann helfen, wenn eine außenstehende Person draufschaut und versucht, den Blickwinkel der Beteiligten zu ändern. Die Frage danach, wie man sich selbst in der Rolle der anderen Kollegin fühlen würde, kann schon einen Perspektivwechsel anregen und zu einer Annäherung führen.“ 

Besonders sinnvoll ist die außenstehende Hilfe bei:

• wiederkehrendem Streit über Arbeitsverteilung
• persönlichen Konflikten
• unklaren Zuständigkeiten
• Unzufriedenheit, die niemand klar ausspricht, aber spürbar ist

Blick über den Tellerrand - Austausch mit anderen 

Ebenso inspirierend ist es, Mitarbeitende aus anderen Praxen kennenzulernen und sich mit ihnen auszutauschen. Das passiert vor Ort beispielsweise jedes Jahr beim Deutschen MFA-Tag und ZFA-Tag in München. „Nicht immer kann jedes Problem gelöst werden. Doch zu hören, dass auch andere Praxen vor einer bestimmten Schwierigkeit stehen, kann die eigene Sicht darauf positiv verändern“, erzählt Iris Schluckebier aus ihren Erfahrungen. 

Besuchen Sie die Sprechstunde zu Praxismanagement & QM mit Iris Schluckebier

Für den kurzen Austausch von zuhause aus eignet sich die neue Online-Sprechstunde zu Praxismanagement & QM mit Iris Schluckebier, zu der alle Abonnentinnen und Abonnenten von MFA. Dein Wissensabo und ZFA. Dein Wissensabo Zugang haben. Sie können zu den festgelegten Zeiten (alle 2 Monate) den entsprechenden Button in ihrer digitalen Umgebung drücken und an der Sprechstunde ohne Voranmeldung teilnehmen. Eine Stunde lang steht Iris Schluckebier dann zur Verfügung und berät zu vielseitigen Themen aus der Praxis (ausgenommen juristisch relevante). Besonders hilfreich: Wer möchte, kann sich einfach dazuschalten, sich die Gespräche anhören oder selbst etwas beitragen. Probieren Sie's doch einfach aus, die nächsten Sprechstunden finden am 22.10. und am 12.12.2025 von 19 bis 20 Uhr statt. Eine weitere Möglichkeit, sich mit anderen auszutauschen, ist das Live-Coaching für Praxismanagerinnen, auf das die Abonnentinnen und Abonnenten der genannten Wissensabos ebenso Zugriff haben. Der nächste Termin dafür ist am 06.11.2025 von 18.30 bis 20 Uhr.

MT