Mit Abrechnungskompetenz den Praxiserfolg steigern

„Für viele Menschen, die im Gesundheitswesen arbeiten, ist es die Priorität, Menschen zu helfen“, sagt Julia Otto. Die MFA, Praxismanagerin und Abrechnungsexpertin gibt dabei zu bedenken: „Auch wenn wir nicht arbeiten, um abzurechnen: Wir müssen korrekt abrechnen, um auch weiterhin gute Arbeit leisten zu können.“ 

Eine Umfrage des PKV Instituts im Jahr 2024 unter 182 MFAs und ZFAs zeigte den Handlungsbedarf auf: Mehr als ein Drittel der befragten MFAs (34 %) und fast 20 % der ZFAs gaben hier an, dass in der Abrechnung häufig Fehler passieren. „Das ist schädlich für die Praxis und nichts, was man hinnehmen sollte“, sagt Otto: „Eine vollständige und korrekte Abrechnung, die berechtigte Honoraransprüche sichert, ist Basis für das wirtschaftliche Überleben und Wohlergehen jeder Praxis – und nicht selten auch Basis für eine Gehaltserhöhung.“ Wie sehr sich Abrechnungsexpertise auszahlen kann, beweist MFA Kerstin Teske, die am 6-monatigen berufsbegleitenden Fernlehrgang Abrechnungsmanagerin Arztpraxis beim PKV Institut teilnahm. Innerhalb weniger Monate erzielte sie durch Vollständigkeit und Akkuratheit in der privaten wie in der Kassenabrechnung deutlich verbesserte Ergebnisse. Nach der Gehaltserhöhung musste sie nicht fragen: Die Praxisleitung kam von selbst auf sie zu. 

Saubere Dokumentation als Schlüssel zum Erfolg 

Laut Umfrage hatten bereits 70 % der Zahnarztpraxen, aber nur 22 % der Arztpraxen eine eigene Abrechnungsmanagerin im Team. „Man muss kein mathematisches oder bürokratisches Genie sein, man kann und muss auch nicht alles auswendig wissen, um eine gute Abrechnungsmanagerin zu werden“, sagt Otto: „Man muss Aufbau und Logiken der verschiedenen Abrechnungssysteme verstehen, die richtigen Fragen stellen und wissen, wo man nachschlagen muss. Das kann jeder lernen.“ Eine erfolgreiche Abrechnung beginnt aber schon im täglichen Betrieb:  „Jeder im Team braucht eine gewisse Abrechnungskompetenz, damit abrechnungsfähige Leistungen nicht so leicht verloren gehen“ sagt Teske, und weist auf die Bedeutung sauberer Dokumentation auch für die Abrechnung hin: „Wer gut dokumentiert, macht es der Abrechnungsmanagerin leichter und kann wie sie zu einem verbesserten Betriebsergebnis beitragen.“ Für die MFA beginnt deshalb jeder Tag mit der Sicherstellung der Dokumentation des Vortags: Sind alle Leistungen vollständig in den jeweiligen Patientenakten vermerkt? Sind bei Impfungen die Ziffern notiert? Bei einem Bauchultraschall: Wurde der Bauch auch abgetastet? Wurde der Darm abgehört? Gab es Bedingungen, die die Untersuchung erschwert haben? Wurde ein komplettes Organsystem untersucht? Falls ein Verband gemacht wurde: Ist klar, mit welchem Material? „Praxisteams und -leitungen sollten dieselbe Sorgfalt wie im Umgang mit Patientinnen und Patienten auch in der Dokumentation walten lassen“, sagt Teske: „Da muss man als Abrechnungsmanagerin schon ein bisschen hinterher sein. Aber wenn das Team versteht, warum die Dokumentation so wichtig ist, wird es mit der Zeit besser.“ Mit einem eigenen Handbuch für die Abrechnung, in dem auch Kolleginnen und Praxisleitung jederzeit nachschlagen können, sichert Teske ihr Team ab: „Die Praxis soll keine Krise erleben, wenn ich mal ausfalle.“ 

Unter www.pkv-institut.de/fernlehrgang finden Interessierte Leseproben und nähere Informationen zur den Fernlehrgängen.