Stichtag 1. Oktober: ePA wird verpflichtend

Schon mehr als 60 % der Praxen nutzen die ePA, so eine Umfrage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV). KBV-Vorstandsmitglied Dr. Sybille Steiner sieht die Mehrheit der ärztlichen Praxen gut vorbereitet, wie die KBV-Praxisnachrichten berichten. Allerdings hakt es noch an einigen Stellen und auch die Telematikinfrastruktur läuft noch nicht ganz stabil. 
 

Prozesse noch nicht reibungslos

„Technische Probleme führen oft dazu, dass der Zugriff auf die ePA nicht möglich ist, das Hochladen von Dokumenten teilweise zu lange dauert oder manchmal auch gar nicht klappt“, erklärt Sybille Steiner. Laut Umfrage sind 40 % der ärztlichen und psychotherapeutischen Praxen sehr zufrieden oder zufrieden mit der technischen Umsetzung der ePA, ebenso viele allerdings nicht. Dreiviertel der Praxen hatten im letzten Monat technische Probleme. Diese bezogen sich meistens auf den Zugriff auf die ePA oder das Hochladen von Dokumenten.

Sybille Steiner empfiehlt denjenigen, die noch Softwareprobleme haben, Feedback an den Hersteller und die gematik zu geben, damit diese zeitnah behoben werden können. Eine große Schwierigkeit ist laut KBV außerdem, dass noch immer nicht alle Hersteller der Praxisverwaltungssysteme (PVS) ein ePA-Modul anbieten. „Diese Praxen können die ePA schlichtweg nicht nutzen und dürfen deshalb auch nicht mit Sanktionen bestraft werden“, so Sybille Steiner. 
 

Das gilt ab 1. Oktober

Spätestens ab diesem Datum müssen die ärztlichen Praxen verpflichtend folgende Leistungen erbringen: 

• ePA aktiv befüllen
  Praxen müssen alle relevanten elektronischen Unterlagen in die ePA hochladen, die im Rahmen einer aktuellen Behandlung entstehen. Das umfasst:

  • Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen
  • Maßnahmen
  • Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
  • Laborbefunde
  • Arztbriefe 
     

  Die Erstbefüllung wird laut KBV vorerst noch bis Ende des Jahres mit rund 11 Euro vergütet.  
   

• Patientenzustimmung berücksichtigen, Befunde beachten
  Daten dürfen nur dann eingetragen werden, wenn Patientinnen und Patienten die ePA nicht deaktiviert oder den Zugriff eingeschränkt haben.
  Wichtig: Haben Patientinnen und Patienten dem Zugriff auf die ePA durch Ihre Praxis zugestimmt, heißt das nicht, dass Ärztin oder Arzt vor der Behandlung verpflichtend in die ePA schauen müssen. Grundlage sei, laut KBV, weiterhin das anamnestische Gespräch. Erst, wenn sich daraus Gründe ergeben, wie z. B. die Ergebnisse einer kürzlich erfolgten Blutabnahme oder Bildgebung, müssen Informationen abgerufen werden.
   
• Zusatzdokumente auf Wunsch einpflegen
  Wenn gewünscht, sollen zusätzliche Daten wie Vorsorgeunterlagen, eAU-Kopien oder Dokumente aus strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP) ergänzt werden.
   

Die KBV stellt ärztlichen Praxen ein übersichtliches Infoblatt zur Verfügung.
 

Kommunikation via TIM

Der Telematik-Infrastruktur-Messenger (TIM) ist ein verschlüsselter Sofortnachrichtendienst und seit Sommer 2025 in die ePA-Apps der Krankenkassen integriert. Ärztliche Praxen können darüber künftig Befunde, Hinweise oder kurze Rückfragen an ihre Patientinnen und Patienten senden und empfangen. Aktuell gibt es jedoch noch technische Schwierigkeiten, an denen die gematik arbeitet. 
 

Ausblick ab Januar 2026

Ab Anfang 2026 soll der bisherige Medikationsbereich in der ePA deutlich erweitert werden. Praxen und Apotheken können dann auch nicht verschreibungspflichtige Präparate und bislang nicht digital erfasste Medikamente ergänzen. Geplant sind außerdem Push-Benachrichtigungen, die Patientinnen und Patienten automatisch über neue oder geänderte Dokumente informieren, sowie eine Volltextsuche, mit der sich Inhalte in der ePA leichter finden lassen. Langfristig ist auch eine datenschutzgerechte Nutzung anonymisierter ePA-Daten für Forschung vorgesehen. 

MT