Urlaub 2026 planen: So gelingt die perfekte Vertretung im Praxisalltag

Wenn Sie in Bayern leben und arbeiten, haben Sie im Jahr 2026 mit 13 Tagen die meisten Feiertage. In Berlin, Bremen, Hamburg, Hessen, Niedersachsen und Schleswig-Holstein gibt es nur 10 Feiertage jährlich. Die anderen Bundesländer liegen dazwischen. 
 

Gesetzliche Grundlage

In Deutschland gilt das Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer (Bundesurlaubsgesetz). Es regelt, dass alle Arbeitnehmenden in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub haben. Dieser muss mindestens 24 Werktage pro Jahr betragen. Auch wenn der Urlaub gefühlt immer zu kurz ist, gehört Deutschland zu den Ländern, die mit dieser gesetzlichen Regelung Arbeitnehmerrechte stärken. In den USA beispielsweise gibt es keinen Automatismus – dort müssen freie Tage verhandelt werden. In vielen amerikanischen und asiatischen Ländern gibt es weniger als die Hälfte der bezahlten Urlaubstage als in Deutschland. Besser sieht es mit dem Urlaubsanspruch für Arbeitnehmende dagegen in Europa nur in Österreich und Schweden aus.

Wer als Medizinische und Zahnmedizinische Fachangestellte nach Tarifvertrag bezahlt wird, aber auch viele tariflos Angestellte, haben bei Vollzeit etwa 30 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr. Menschen mit Schwerbehinderung erhalten Zusatzurlaubstage. Auch Angestellten Ü50 und Ü60 werden je nach individueller Regelung mehr Urlaubstage zugestanden.
 

Wunsch und Wirklichkeit 

In den meisten Einrichtungen dürfen die Beschäftigten Wünsche für ihre Urlaubszeit äußern. So sieht es auch das Gesetz vor. Lediglich „dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen“, können der Bewilligung entgegenstehen. Hat eine Arbeitnehmerin eine medizinische Rehabilitationsmaßnahme absolviert, muss ihr im Anschluss auf Wunsch Urlaub gewährt werden. Der Jahresurlaub muss zusammenhängend mindestens 12 Werktage umfassen und im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Auch hier können „dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe eine Teilung des Urlaubs“ erlauben. Weitere Ausnahmen regelt das BurlG.
 

Frühzeitige Planung reduziert Unzufriedenheit

Angestellte kennen ihre Urlaubsansprüche. Damit in Praxisteams kein Unfrieden entsteht, überlegen Sie frühzeitig, wann Sie im kommenden Jahr frei nehmen möchten. Hilfreich ist hier ein kostenloser Online-Urlaubsplaner für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Der Holidayomat rechnet sogar aus, welche Konstellation am besten für die meiste freie Zeit im Sommer oder Winter ist. Einen Überblick über die jeweils zu berücksichtigenden Feiertage bieten diverse Online-Kalender, meist auch zum kostenlosen Download oder als Druckvorlage in verschiedenen Dateiformaten, z.B. Kalenderpedia oder Arbeitstage. 
 

Eigene Klarheit hilft auch dem Praxismanagement bei der Planung

Insbesondere der Jahresurlaub muss abgesprochen werden. In kleineren Praxen gehen Praxisleitung und Personal meist zur gleichen Zeit in den Jahresurlaub – die Praxis ist in den Fällen geschlossen und es wird eine externe Vertretung für die Patientinnen und Patienten gesucht. Ist die Ärztin oder der Arzt auf Schulferien angewiesen, das Praxispersonal aber nicht, kann es zu Differenzen kommen. In einigen Praxen halten MFAs und ZFAs die Stellung, arbeiten Liegengebliebenes ab, organisieren Notfallvertretungen oder sind Vor-Ort-Ansprechpartnerinnen und -partner für Kontrolltermine oder Prophylaxen. Diese Variante erfordert ein großes Vertrauen seitens der verantwortlichen Praxisleitung und wird eher die Ausnahme sein. In größeren Teams ohne generelle Urlaubsschließzeiten muss gewährleistet werden, dass die Belange aller Beschäftigten berücksichtigt werden. 
 

Zündstoff Brückentage

Wer Dienstpläne erstellt und Vertretungen organisiert, kennt das Phänomen der magischen Freie-Tage-Vermehrung bei wenig Einsatz von Urlaubstagen. Online-Ferienportale werben damit, möglichst wenig zu arbeiten und bietet bundeslandspezifische Brückentageplanung an. Was menschlich verständlich ist, sorgt gelegentlich für Frust in Teams. Klare Regeln und Transparenz erleichtern die Kommunikation. Grundsatz der Urlaubs- und Vertretungsplanung ist und bleibt: „Der Praxisbetrieb muss laufen.“ Überlastungssituationen für verbleibende Mitarbeitende darf es nicht geben. Eventuell müssen Sprechstunden vorübergehend anders organisiert werden.
 

App schlägt Excel-Liste

Online-Anwendungen zur gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung haben in der Regel Tools zur Urlaubs- und Vertretungsplanung inklusive. In vielen Praxen werden Apps genutzt, auf die alle Mitarbeitenden Zugriff haben. Sie hinterlegen Verfügbarkeiten, Wünsche und tauschen – wenn nötig und möglich – eigenständig Schichten. Auch Urlaubsanträge können direkt über das System gestellt und von den Vorgesetzten genehmigt werden. 

Dienstpläne lassen sich unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Wünschen und Qualifikationen automatisch erstellen. Zudem ermöglichen Apps wie Teamanda (Beispiel) und unzählige weitere einen besseren Überblick über bereits genehmigte und noch offene Anträge sowie festgelegte Vertretungen. Es können Bedarf- und Ausfallmuster analysiert, individuelle Regelungen hinterlegt und verschiedene Szenarien durchgespielt werden. Zum Beispiel: Ist das Labor noch arbeitsfähig, wenn Vollzeit-Kollegin X im Jahresurlaub ist, aber Teilzeit-Kollegin Y zum Zeitpunkt an einer wichtigen Fortbildung teilnimmt?

Ist die Personaldecke absehbar zu dünn, helfen Zeitarbeitskräfte, mobile MFAs bzw. ZFAs oder Kolleginnen aus dem Ruhestand sicher gern. Aber auch diese sind nicht auf Knopfdruck verfügbar und müssen rechtzeitig geplant werden.

DM