Gesund wirtschaften mit einer korrekten Abrechnung

„Eine Praxis ist immer auch ein Unternehmen“, sagt Julia Otto, MFA und Abrechnungsexpertin beim PKV Institut. In Workshops und Seminaren stellt sie immer wieder fest, dass viele Praxisleitungen und -teams mit dieser Tatsache fremdeln. „Für viele ist es die Priorität, Menschen zu helfen“, sagt Otto und gibt zu bedenken: „Auch wenn wir nicht arbeiten, um abzurechnen: Wir müssen korrekt abrechnen, um auch weiterhin gute Arbeit leisten zu können.“ Wie eine Umfrage des PKV Instituts im Jahr 2024 ergab, kostet die Abrechnung in Arztpraxen (69 %) wie Zahnarztpraxen (63,6 %) viel Zeit. Mehr als ein Drittel der befragten MFAs (34 %) und fast 20 % der ZFAs berichteten zudem von häufigen Fehlern, die in der Abrechnung passieren. „Das ist schädlich für die Praxis und nichts, was man hinnehmen sollte“, sagt Otto: „Eine vollständige und korrekte Abrechnung, die berechtigte Honoraransprüche sichert, ist Basis für das wirtschaftliche Überleben und Wohlergehen jeder Praxis – und nicht selten auch Basis für eine Gehaltserhöhung.“ Diese Erfahrung machte zum Beispiel MFA Kerstin Teske, als sie am 6-monatigen berufsbegleitenden Fernlehrgang Abrechnungsmanagerin Arztpraxis beim PKV Institut teilnahm. Innerhalb weniger Monate erzielte sie enorme Verbesserungen sowohl in der privaten als auch in der Kassenabrechnung. Seit sie Abrechnungsmanagerin ist, hat Teske den praxisinternen Scheinwert, also den durchschnittlichen Umsatz, der pro Patient bzw. Patientin im Quartal erzielt wird, um 50 % erhöht, bei der Privatabrechnung hat sie das Ergebnis innerhalb kurzer Zeit verdoppelt. Die Praxisleitung kam von selbst mit dem Vorschlag einer Gehaltserhöhung auf sie zu. 
 

Die korrekte Abrechnung ist Ergebnis guter Teamarbeit 

„Man muss kein mathematisches oder bürokratisches Genie sein, man kann und muss auch nicht alles auswendig wissen, um eine gute Abrechnungsmanagerin zu werden“, sagt Otto: „Man muss Aufbau und Logiken der verschiedenen Abrechnungssysteme verstehen, die richtigen Fragen stellen und wissen, wo man nachschlagen muss. Das kann jeder lernen.“ Laut Umfrage haben 70 % der Zahnarztpraxen, aber nur 22 % der Arztpraxen eine Abrechnungsmanagerin im Team. Auch wenn es eine Managerin gibt, sagt Teske, sei perfekte Abrechnung aber keine One-Woman-Show, sondern Ergebnis guter Teamarbeit: „Jeder im Team braucht eine gewisse Abrechnungskompetenz, damit abrechnungsfähige Leistungen nicht so leicht verloren gehen. Wer gut dokumentiert, macht es der Abrechnungsmanagerin leichter und kann wie sie zu einem verbesserten Betriebsergebnis beitragen.“ Die erste halbe Stunde jedes Arbeitstages verbringt Teske mit der Sicherstellung der Dokumentation des vergangenen Tages: Sind alle Leistungen vollständig in den jeweiligen Patientenakten vermerkt? Sind bei Impfungen die Ziffern notiert? Bei einem Bauchultraschall: Wurde der Bauch auch abgetastet? Wurde der Darm abgehört? Gab es Bedingungen, die die Untersuchung erschwert haben? Wurde ein komplettes Organsystem untersucht? Falls ein Verband gemacht wurde: Ist klar, mit welchem Material? Durch Nachfragen bei der Praxisleitung und bei ihren beiden Teamkolleginnen füllt sie Lücken zeitnah. „Praxisteams und -leitungen sollten dieselbe Sorgfalt wie im Umgang mit Patientinnen und Patienten auch in der Dokumentation walten lassen“, sagt Teske: „Da muss man als Abrechnungsmanagerin schon ein bisschen hinterher sein. Aber wenn das Team versteht, warum die Dokumentation so wichtig ist, wird es mit der Zeit besser.“ Kerstin Teske führt in ihrer Praxis ein eigenes Handbuch für die Abrechnung, in dem auch Kolleginnen und Praxisleitung jederzeit nachschlagen können: „Die Praxis soll keine Krise erleben, wenn ich mal ausfalle.“ 
 

Berufsbegleitende digitale Weiterbildung ohne Mehrkosten

In Deutschland fördert das Qualifizierungschancengesetz (QCG) Weiterbildungsmaßnahmen für Berufe, deren Branche sich wandelt, u. a. die der Medizinischen sowie der Zahnmedizinischen Fachangestellten. Für die Fernlehrgänge Zertifizierte/-r Abrechnungsmanager/-in in der Arztpraxis sowie Zertifizierte/-r Abrechnungsmanager/-in in der Zahnarztpraxis können Praxen deshalb mit bis zu 100 % Förderung, also voller Kostenübernahme durch die Bundesagentur für Arbeit, rechnen. Unter www.pkv-institut.de/fernlehrgang finden Interessierte Leseproben und nähere Informationen zur den Fernlehrgängen.