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So finden Sie die passende Kollegin

Bei der Suche nach einer neuen Mitarbeiterin bitten viele Ärzte eine erfahrene MFA um Unterstützung oder delegieren die Aufgabe komplett. Auch bei den Vorstellungsgesprächen wissen viele Chefs gern eine MFA an ihrer Seite. Denn jede neue Kollegin muss ins Team passen.

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es im Interesse der gesamten Praxis und für die MFAs von großer Bedeutung, eine wertvolle Arbeitsunterstützung zu finden. Die Anforderungen, die in der Stellenausschreibung erscheinen, sollten gut bedacht sein.


Infos für die Stellenausschreibung
In einer Praxis muss jede MFA generell alles können, Flexibilität ist das A und O. Dennoch gibt es Schwerpunkte im Labor, am Empfang, bei der Abrechnung oder bei der Assistenz. Formulieren Sie, welche Stärken besonders gewünscht sind. Zu den Standards einer Ausschreibung gehören:

  • Abgeschlossene Ausbildung als MFA
  • Angabe, ob Berufserfahrung notwendig ist
  • Ggf. Hinweis auf gewünschte Spezialisierungen

Schreiben Sie auch, was Ihre Praxis der neuen Kollegin bieten kann. Das könnten geregelte Arbeitszeiten, angenehme Arbeitsräume sowie Fortbildungen sein.


Das Gleichbehandlungsgesetz

Eine Formulierung wie „Wir suchen eine junge Mitarbeiterin für unser Praxisteam“ ist nicht erlaubt. Denn das Gleichbehandlungsgesetz schreibt vor, dass niemand wegen seines Geschlechts, seines Alters, seiner ethnischen Herkunft oder seiner Religion diskriminiert werden darf. Eine Stellenanzeige muss neutral formuliert sein, etwa so: „Medizinische Fachangestellte (m/w) für Facharztpraxis gesucht“. Oder: „Wir suchen Verstärkung für unser Praxisteam“.


So erreichen Sie Bewerberinnen

  • Sie können dem Vermittlungsservice der Agentur für Arbeit freie Stellen melden oder diese online einstellen.
  • Personaldienstleister vermitteln Arbeitskräfte. Über Zeitarbeitsfirmen lässt sich kurzfristig jemand finden.
  • Tageszeitungen und kostenlose Wochenblätter nehmen Stellenanzeigen an.
  • Schreiben Sie offene Stellen über eine „Jobs“- oder „Karriere“-Seite Ihrer Praxis-Homepage aus. Dort können Sie auch zu Initiativbewerbungen auffordern.
  • Nutzen Sie Online-Jobbörsen der Ärzte-Netzwerke.
  • Machen Sie einen Aushang in Berufsschulen. Junge Kolleginnen können sich bei Ihnen bewerben, wenn sie nach der Ausbildung nicht übernommen werden. Oft möchten die jungen MFAs in der Gegend bleiben und nehmen gern solche Angebote wahr.
  • Pflegen Sie den Kontakt zu ehemaligen Kolleginnen, die z. B. in der Familienphase sind. Vielleicht wollen sie zurückkehren und warten geradezu auf Ihren Anruf.


Ein Fragebogen erleichtert die Wahl

Sind Bewerbungen eingetroffen, folgt die Sichtung. Ihre Praxisleitung lädt dann die Kandidatinnen, die in die engere Wahl kommen, zum Vorstellungsgespräch ein. Um sie noch näher kennenzulernen, bietet sich ein Fragebogen an. Damit lässt sich abfragen, wo die jeweiligen Schwerpunkte liegen.


Wie Sie das Gespräch bereichern

Viele Bewerberinnen fühlen sich sicherer, wenn sie im Vorstellungsgespräch nicht nur dem Arzt, sondern auch einer möglichen Kollegin gegenübersitzen. Auch dem Arzt hilft es, wenn Sie als MFA hinzukommen. Fragen Sie deshalb Ihre Praxisleitung, ob Sie am Gespräch teilnehmen sollen. Denn über die Abläufe am Empfang und die Arbeitszeiten wissen Sie oft viel mehr als Ihr Chef. Sie selbst lernen die Bewerberin direkt kennen. So entsteht eine Win-win-Situation für alle drei!


Ihre Fragen an die Bewerberin

  • Warum haben Sie sich bei unserer Praxis beworben?
  • Was macht Ihnen im Arbeitsalltag besonders viel Spaß, wobei fühlen Sie sich am sichersten?
  • Was möchten Sie bei uns in der Praxis dazulernen?
  • Welche Pläne haben Sie für Ihre berufliche Zukunft?
  • Haben Sie Interesse an einem Probearbeitstag, um uns und die Praxis kennenzulernen?


Rundgang durch die Praxis

Zeigen Sie den Bewerberinnen die Praxis. Achten Sie darauf, ob sie interessiert Fragen stellen oder Ihre Informationen kaum zur Kenntnis nehmen. Begrüßen Sie es, wenn eine Bewerberin Fragen stellt. Denn wer fragt, beschäftigt sich ernsthaft mit der möglichen neuen Arbeitsstelle.


Der Wunsch nach Teilzeit – ein Manko?

„Teilzeitkräfte bekommen wichtige Aspekte des Praxisalltags nicht mit.“ Dies ist ein altes Vorurteil. Es hat sich im Zeitalter von Digitalisierung, Dokumentation und Qualitätsmanagement längst überlebt. Viele MFAs haben sogar die Erfahrung gemacht, dass Teilzeitkräfte hervorragend dabei helfen, die Praxisabläufe und Dienstpläne flexibel zu gestalten. Sie können als Springer eingeplant werden oder ihre festen Arbeitszeiten zu Spitzenzeiten haben, wenn in der Praxis besonders viel los ist. Mütter von kleinen Kindern sollten allerdings nicht als flexible Teilzeitkräfte eingesetzt werden. Denn sie sind an die festen Zeiten von Tagesmüttern und Kindergärten gebunden und können wegen Krankheit der Kinder öfter ausfallen.

Checkliste für Ihre Praxisleitung: So finden Sie die passende Kollegin

  • Stellenbeschreibung: Welche Voraussetzungen muss die Bewerberin erfüllen?
  • Stellenanzeige: Veröffentlichung bei Bundesagentur für Arbeit, in Printmedien und online.
  • Erste Auswahlphase: Bewerbungsunterlagen sichten, Absagen versenden, Einladungen zum Vorstellungsgespräch aussprechen.
  • Vorstellungsgespräche: Vorbereiten, führen, nachbereiten; evtl. Probearbeitstag vereinbaren.
  • Zweite Auswahlphase: Entscheidung möglichst zeitnah treffen. Vertragsformular bei der Kassenärztlichen Vereinigung bestellen. Bewerbungsunterlagen an übrige zurücksenden.
  • Vertragsunterzeichnung: Vertrag an neue Kollegin senden. Termin zur Unterschrift vereinbaren.
  • Der erste Arbeitstag: Willkommen im Team!